INVENTARIO DE ACTIVO FIJO

El Levantamiento de Activo Fijo es el proceso de cuantificación de los activos fijos o activos no corrientes de una empresa y sus características generales y/o específicas. Se puede tomar como ejemplo de activo fijo las oficinas de la empresa, el equipo de cómputo, equipo de transporte, equipo de laboratorio y todo aquello que permanece dentro o fuera de las instalaciones.

Un inventario será de mucho mayor calidad si es realizado de acuerdo al criterio de la “Unidad Mínima Indivisible”, que es entendida como “aquella unidad de maquinaria integrada por el equipo propiamente dicho, accionado por un determinado mecanismo o transmisión, seguido, en su caso, de equipos o instalaciones menores, así como su ingeniería, directamente relacionados con este equipo, como son: instalaciones de ingeniería civil, mecánica, eléctrica, bombas, válvulas, tuberías, instrumentos, etc., y que por lo tanto definan una capacidad productiva. No se deben incluir aquellas refacciones o partes no instaladas, cuando éstas se encuentren formando parte del almacén de refacciones o hayan sido ya cargadas a resultados.” Boletín 11-18 CNBV

¿Por qué es importante?


Nos permite controlar y medir los activos de forma eficiente, así mismo, se compara con los registros contables o libros; y se constata el patrimonio de la empresa para una correcta validación por distintitos fines:

  •  Administrativos o de Identificación Correcta de Activos
  •  Avalúos de Seguros
  •  Control de Activo Fijo
  •  Valuación de Activo Fijo
  •  Valuación por C-6 y C-15 

Así como elevar el retorno de la inversión puesta en los activos y evitar gastos innecesarios, ya que al conocer específicamente el estado de cada uno, la empresa conoce el momento adecuado para invertir en un activo nuevo.

El correcto levantamiento de activos físicos, ayuda a tener un respaldo del estado actual de la empresa, lo cual es también muy útil en situaciones de fusión, escisión, contratación de un seguro que cubra todos los activos, obtención de préstamos bancarios, cubrir requisitos de licitaciones o crear planes de optimización y gestión.



¿Qué Activo Fijos se pueden controlar?

Entendamos por Activos Fijos a los bienes tangibles que tienen por objeto el uso o goce de los mismos en beneficio de la entidad, la prestación de servicios y son adquiridos con el propósito de no venderlos en el curso normal de la operación. Los activos pueden variar ampliamente dependiendo de las características específicas de cada empresa:

  • Terrenos: Todos aquellos que posea la empresa, ya sean urbanos o no.
  • Construcciones en proceso.
  • Edificios propios: Todo tipo de inmuebles que sean propiedad de la empresa tales como edificios, locales, pisos, etc.
  • Instalaciones y mejoras a inmuebles arrendados.
  • Maquinaria y equipo: Todas aquellas máquinas, vehículos industriales y herramientas necesarias para el funcionamiento diario de la empresa.
  • Equipo de operación.
  • Muebles y enseres.
  • Equipo de cómputo.
  • Equipo de transporte: Todos los medios de transporte propiedad de la empresa que sean utilizados para personas, animales o mercancía.
  • Equipos controlables.
  • Equipo arrendado/comodato.

Maquinaria industrial definida como bien tangible de la empresa.

¿Qué información se captura en el levantamiento de activo fijo para obtener una base fiable y utilizable para administración, gestión o valuación de los activos fijos?

Personal realizando un inventario físico dentro de un almacén.

El inventario físico tendrá como finalidad recabar la siguiente información:

  • Nombre descriptivo y características específicas
  • Centro de Costos
  • Número de activo
  • Número de placa anterior (si lo tiene),
  • Estado de conservación (bueno, regular y/o malo)
  • Marca
  • Modelo
  • Número de serie
  • Ubicación

¿Por qué es importante mantener actualizado el inventario de activos fijos?

Si ya cuentas con un inventario de Activos Fijos, es importante que lo actualices periódicamente. Tanto para conservar y fomentar la organización dentro de la empresa, como para tener conciencia del estado de todos los activos dentro de ella. De este modo puedes tener pleno conocimiento sobre los activos que se encuentren devaluándose, que ya no formen parte de los bienes de la empresa, que estén perdidos, etc.

Llevar un control periódico del inventario puede ayudar a tomar buenas decisiones dentro de la empresa, reducir gastos si es necesario y prevenir pérdidas. Es por ello que es importante desarrollar un levantamiento de activos físicos eficiente, preciso y confiable.

Personal responsable de mantener actualizado el inventario, realizando el control de activo fijo.

¿Cómo afecta un mal levantamiento de activos fijos?

  • Existe un mal re abasto.
  • El nivel de servicio y disponibilidad disminuye.
  • Hay una mala visibilidad entre la producción de la empresa y la compra de activos.
  • Existe merma o faltante de ciertos activos.

Lo cual, como se ha mencionado antes, conduce a una mala toma de decisiones.

 ¿Sabes dónde están los activos fijos de tu empresa? ¿Conoces su estado? ¿Puedes controlar los ingresos y salidas de estos? ¿Sabes quién es el responsable de estas tareas? ¿Mantienes actualizada la base de datos de tus activos?

Si no puedes contestar certeramente estas preguntas, contáctanos. Recuerda que no tienes control sobre aquello que no tienes conocimiento.