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En el mundo empresarial actual, la gestión eficiente de los activos fijos se ha convertido en un pilar fundamental para la optimización de recursos y la toma de decisiones estratégicas. Pero, ¿qué implica realmente la gestión inteligente de activos fijos? Se trata del proceso organizado y sistemático para administrar, mantener y renovar los activos físicos de una empresa durante su ciclo de vida.
Una gestión inteligente no solo permite maximizar el valor de estos activos, sino que también contribuye a reducir costos operativos y minimizar riesgos. Desde la variedad de activos que pueden ser gestionados hasta las soluciones tecnológicas más avanzadas, como el software especializado, la gestión de activos fijos se ha vuelto una herramienta esencial para cualquier organización que busque mantenerse competitiva en el mercado.
¿Qué es la gestión inteligente de activos fijos?
Esta gestión se refiere al seguimiento y mantenimiento de los recursos y equipamiento físico de una organización, para llevar a cabo esta tarea, muchas empresas emplean herramientas como códigos de barras, códigos QR, tecnología RFID, Tecnología loT, Learning o incuso Machine learning, que pueden ser fácilmente escaneados o monitoreados mediante dispositivos móviles, estos activos abarcan una amplia gama, desde vehículos y computadoras hasta mobiliario, maquinaria e incluso inmuebles.
Al implementar un sistema de administración de activos eficiente, las empresas pueden alcanzar los siguientes objetivos:
- Gestionar y localizar activos fijos de forma precisa.
- Supervisar equipos y maquinaria ubicados en distintas ubicaciones.
- Disminuir los costos asociados al mantenimiento.
- Mejorar la eficiencia en las operaciones diarias.
- Registrar adecuadamente los activos que han sido desechados, vendidos, perdidos o sustraídos.
Este enfoque de gestión efectiva permite a las organizaciones supervisar el estado de sus equipos y vehículos, garantizando su correcto funcionamiento, de esta manera, se reduce la pérdida de inventario, los fallos en los equipos y los tiempos de inactividad, al mismo tiempo que se extiende la vida útil de los activos.
Beneficios de una gestión inteligente de activos fijos
La gestión inteligente de activos fijos ofrece una serie de beneficios clave que contribuyen al éxito y eficiencia operativa de las empresas.
- Prevención de Pérdidas: Evita la pérdida de activos dentro de la empresa mediante un control efectivo y seguimiento constante.
- Mantenimiento Proactivo: Permite realizar un mantenimiento constante a los activos, asegurando su buen estado y prolongando su vida útil.
- Optimización del Tiempo: Reduce pérdidas monetarias por tiempo inactivo de los equipos al mantenerlos en óptimas condiciones.
- Conocimiento del Estado de Activos: Proporciona a la empresa información detallada sobre el estado y ubicación de sus activos.
- Maximización del Ciclo de Vida: Al gestionar adecuadamente los activos, se maximiza su ciclo de vida útil, optimizando su rendimiento y valor.
- Respuesta Oportuna a Fallas: Facilita la atención rápida de cualquier falla o problema que pueda surgir en los activos.
- Integración en Planes Estratégicos: Incluye el ciclo de vida de los activos en los planes de desarrollo estratégicos y financieros de la empresa.
- Toma de Decisiones Ágil: Reduce el tiempo de respuesta para decisiones gerenciales y generación de reportes relacionados con activos fijos e inmuebles.
- Control Avanzado con RFID y Códigos de Barras: Facilita el control de activos mediante tecnologías como RFID y códigos de barras, simplificando la toma de inventario y reduciendo costos asociados.
- Automatización de Procesos: Permite automatizar la recopilación de datos, control de entrada y salida de activos, y generación de registros automáticos.
- Información Detallada y Actualizada: Ofrece reportes técnicamente estructurados vinculados a diferentes módulos de gestión empresarial ERP, proporcionando una visión clara de la situación real del negocio.
- Enfoque en Estrategias Centrales: Permite a la empresa dirigir sus esfuerzos a las estrategias principales del negocio, delegando actividades complementarias en consultores especializados.
- Productividad y Reducción de Costos: Maximiza la productividad del personal involucrado en la gestión de activos y reduce costos operativos.
- Mejora de Interrelación Departamental: Favorece la comunicación y colaboración entre departamentos de finanzas/administración y operaciones/producción.
- Adaptabilidad a Normativas Contables: Facilita los procesos de migración a nuevas normativas contables y financieras, garantizando el cumplimiento de las mismas.
- Cumplimiento Normativo: Ayuda a cumplir con normativas contables-financieras y procedimientos administrativos vigentes.
- Información para Decisiones Financieras: Proporciona datos objetivos para la contratación de seguros, negociaciones de compraventa y decisiones financieras.
- Valor Agregado en Negociaciones Corporativas: Facilita el cierre de negociaciones que generan valor agregado para los inversionistas.
- Optimización de Estrategias de Negociación: Ayuda a determinar la mejor estrategia de negociación para obtener el máximo beneficio en transacciones.
¿Qué tipo de sistemas son esenciales en la gestión inteligente de activos fijos?
En la gestión inteligente de activos fijos, varios tipos de sistemas son esenciales para optimizar el control, el mantenimiento y la utilización de los recursos físicos de una organización.
Aquí se destacan algunos de los más importantes:
- Sistemas de Gestión de Activos Fijos (Fixed Asset Management Systems – FAMS)
Estos sistemas son fundamentales para centralizar y organizar toda la información relacionada con los activos fijos, incluyendo su ubicación, estado, historial de mantenimiento y valor contable, facilitan la planificación del ciclo de vida de los activos, desde su adquisición hasta su disposición.
- Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning)
Un ERP integrado permite que la gestión de activos se vincule con otras áreas críticas del negocio, como finanzas, contabilidad, compras y recursos humanos. Esto asegura que la información sobre los activos esté alineada con los procesos financieros y operativos de la empresa.
- Software de Mantenimiento Asistido por Computadora (CMMS – Computerized Maintenance Management System)
El CMMS es clave para gestionar el mantenimiento de los activos, permitiendo programar, rastrear y documentar todas las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo. Ayuda a maximizar la vida útil de los activos y a minimizar los tiempos de inactividad.
- Sistemas de Gestión de Inventarios
Estos sistemas permiten controlar y rastrear los activos móviles y el inventario de repuestos y suministros necesarios para el mantenimiento, son especialmente útiles para empresas con activos distribuidos en múltiples ubicaciones.
- Sistemas de Analítica Avanzada y Machine Learning
Estos sistemas permiten el análisis de grandes volúmenes de datos generados por los activos, identificando patrones y tendencias que pueden predecir fallos o necesidades de mantenimiento, esto posibilita la implementación de mantenimiento predictivo, optimizando así la operación y el costo total de propiedad de los activos.
- Sistemas de Identificación y Rastreo (RFID, códigos QR, GPS)
Estos sistemas facilitan el rastreo y la gestión de activos en tiempo real, mejorando la precisión en la ubicación de los recursos y la seguridad. Son esenciales para gestionar activos que se mueven frecuentemente o que están distribuidos en múltiples sitios.
- Sistemas de Gestión del Ciclo de Vida de los Activos (Asset Lifecycle Management – ALM)
Estos sistemas ayudan a gestionar todo el ciclo de vida de los activos, desde su adquisición y operación hasta su renovación o disposición final, lo cual incluye la evaluación del rendimiento y el costo de los activos a lo largo del tiempo, asegurando que se mantengan alineados con los objetivos estratégicos de la empresa.
Estos sistemas, cuando se implementan de manera integrada, forman el núcleo de una estrategia de gestión inteligente de activos fijos, permitiendo a las organizaciones optimizar el uso de sus recursos, reducir costos, y mejorar la eficiencia operativa y el retorno sobre la inversión en activos.
Técnicas para la identificación de activo fijo
Las principales técnicas de identificación de activos fijos a través de etiquetas y placas son:
- Etiquetas
La información de las etiquetas es de libre elección de acuerdo a las necesidades de la empresa, principalmente deben incluirse: descripción, código de activo y código de barras, así como el logotipo de la empresa.
Es un método económico y fácil porque las etiquetas pueden imprimirse en el momento en que se ingresa un activo nuevo al sistema, sin embargo, debe cuidarse el ingreso de información para evitar crear códigos e imprimir etiquetas que no correspondan a un activo.
- Código de barras
El uso de códigos de barras como identificadores permite mantener la información completa al alcance de la mano y, de esta manera, tener el control de un gran número de activos, ya que los movimientos y cambios de los activos pueden registrarse de manera ágil y sin necesidad de documentación.
Pueden almacenar información tal como reportes de valoración de activos, montos de depreciación, ubicación y cualquier otro informe necesario, manteniendo todo al alcance de una terminal portátil.
Sin embargo, debe tomarse en cuenta el costo inicial del equipo necesario para implementar el control mediante códigos de barras.
- Placas metálicas
Las placas metálicas contienen la misma información que las etiquetas, sin embargo, garantizan mayor durabilidad y resistencia por un costo mayor. Pueden fabricarse en una gran variedad de materiales, siendo los más comunes el poliéster plata, plástico, aluminio y acero.
La empresa que desee implementar las placas metálicas como medio de control de sus activos, debe tomar en cuenta que son impresas una a una, a diferencia de las etiquetas, estas no podrán imprimirse en el momento de ingresar un nuevo activo al sistema.
- Marcación
Este método puede suplir a las placas metálicas en la mayoría de soportes en donde una etiqueta autoadhesiva de seguridad con el código de barras impreso sea suficiente para cubrir las necesidades. Ayuda a reducir las auditorías manuales y el tiempo al realizar inventarios.
- Etiquetas RFID
Son dispositivos pequeños y autoadheribles que contienen antenas que les permiten recibir y responder a peticiones por radiofrecuencia desde un emisor – receptor RFID. Las etiquetas pasivas no necesitan alimentación eléctrica interna, mientras que las activas sí la requieren.
QR o Código de Respuesta Rápida, es la evolución del código de barras. Almacena la información en una matriz de puntos o en un código de barras bidimensional. Es una herramienta de bajo costo que permite el acceso a una mayor cantidad de información en menos espacio.
Materiales de etiquetas y placas de activo fijo
Se muestra un catálogo general de las diferentes etiquetas y placas que hacemos en ANEPSA. Todas están sujetas a las necesidades del cliente: etiquetas con códigos QR, TAG (RFID) y códigos de barras.
Placas de Acero
- Calibre: 22 y 26
- Tipo de Acero: 304
- Acabado: Bajo relieve
- Color: Todo negro o logo a color
- Dimensiones Estándar: 2.5 x 5 cm, 1.5 x 5 cm, 2.5 x 5 cm
- Adhesivos: 3M 468 o 300LSE
- Durabilidad: 5 a 10 años
- Condiciones Ambientales: Adecuadas para temperaturas entre 15°C y 60°C
- Recomendado para: Maquinaria y equipos en condiciones agresivas, incluyendo lugares con materiales cáusticos.
Placas de Aluminio
- Calibres: 32, 30, 28 y 26
- Proceso: Anodizado o fotograbado
- Tintas: Todo negro o con logo a color
- Dimensiones Estándar: 1.5 x 5 cm, 2 x 5 cm y 2.5 x 5 cm
- Adhesivos: 3M 468 o 300LSE
- Durabilidad: 5 a 10 años
- Condiciones Ambientales: Adecuadas para temperaturas de 15°C a 60°C
- Recomendado para: Oficinas industriales, talleres y laboratorios.
- Uso en: Lugares con materiales cáusticos por tiempos no prolongados y en menores concentraciones.
Placas de Aluminio de Importación
- Calibres: 0.005 y 0.008
- Proceso: Fotoanodizado
- Acabado: Mate
- Tintas: Hasta tres colores
- Dimensiones Estándar: 1.5 x 5 cm, 2 x 5 cm y 2.5 x 5 cm
- Adhesivos: 3M 468 o 300LSE
- Durabilidad: 5 a 8 años
- Recomendado para: Equipos de oficina. Resiste productos de limpieza de baja concentración.
Etiquetas
- Material: Acetato y policarbonato
- Calibre: 0.05 mm
- Proceso: Digital y serigrafía
- Colores: Todo negro o con logo a color
- Dimensiones Estándar: 1.5 x 5 cm, 2 x 5 cm y 2.5 x 5 cm
- Adhesivos: 3M 468 o 300LSE
- Durabilidad: 5 a 8 años
- Recomendado para: Equipos de oficina. Resiste productos de limpieza de baja concentración.
- No Recomendable en: Lugares con materiales cáusticos.
Soluciones de gestión inteligente de activos fijos
La gestión inteligente de activos fijos ofrece una serie de soluciones avanzadas que permiten a las organizaciones optimizar el uso, mantenimiento y administración de sus recursos físicos, estas soluciones no solo mejoran la eficiencia operativa, sino que también ayudan a reducir costos y prolongar la vida útil de los activos.
- Monitoreo en Tiempo Real: La gestión inteligente permite el monitoreo continuo de los activos mediante tecnologías como sensores y sistemas de rastreo (RFID, GPS). Esto proporciona información en tiempo real sobre la ubicación, el estado y el rendimiento de los activos, facilitando la toma de decisiones y la respuesta rápida a cualquier incidencia.
- Mantenimiento Predictivo y Preventivo: Las soluciones avanzadas utilizan análisis de datos y algoritmos predictivos para anticipar fallos y necesidades de mantenimiento antes de que ocurran. Esto permite a las empresas programar mantenimiento preventivo y predictivo, reduciendo el riesgo de fallos inesperados y minimizando el tiempo de inactividad.
- Optimización del Ciclo de Vida de los Activos: Las herramientas de gestión inteligente ayudan a administrar el ciclo de vida completo de los activos, desde la adquisición hasta la disposición final. Esto incluye la evaluación del rendimiento, la planificación de la renovación o reemplazo y la gestión de la depreciación, asegurando que los activos se utilicen de manera eficiente y rentable.
- Control de Inventarios y Recursos: La gestión inteligente facilita el control de inventarios de activos y repuestos, asegurando que siempre haya disponibilidad de los recursos necesarios para el mantenimiento y la operación. Esto ayuda a evitar interrupciones en las operaciones debido a la falta de componentes críticos.
- Análisis de Datos Avanzado: El uso de herramientas analíticas permite a las empresas interpretar grandes volúmenes de datos generados por los activos, este análisis avanzado proporciona insights sobre el rendimiento de los activos, identifica patrones de uso y ayuda a tomar decisiones informadas sobre la gestión y optimización de los recursos.
- Integración con Otros Sistemas Empresariales: Las soluciones de gestión inteligente se integran con sistemas ERP, financieros y de recursos humanos, lo que asegura que la información sobre los activos esté sincronizada con otras funciones empresariales. Esto facilita la coordinación entre departamentos y mejora la eficiencia en la toma de decisiones.
- Cumplimiento Normativo y Auditoría: La gestión inteligente de activos asegura que todos los activos cumplan con las normativas locales e internacionales. También facilita la preparación para auditorías, proporcionando registros detallados y precisos sobre el estado y el historial de los activos.
- Mejora de la Sostenibilidad: Al optimizar el uso de los activos y reducir el consumo de energía, la gestión inteligente contribuye a la sostenibilidad ambiental, las soluciones permiten a las empresas monitorear y reducir su huella de carbono y gestionar el impacto ambiental de sus activos de manera más efectiva.
- Seguridad y Prevención de Pérdidas: Las tecnologías de rastreo y monitoreo mejoran la seguridad de los activos, reduciendo el riesgo de pérdida o robo. La capacidad de localizar y verificar la integridad de los activos en tiempo real ayuda a proteger las inversiones de la empresa.
- Eficiencia Operativa: La gestión inteligente automatiza muchos de los procesos asociados con la administración de activos, como la programación de mantenimiento, el registro de inventario y la generación de informes. Esto mejora la eficiencia operativa al reducir la intervención manual y los errores humanos.
Funciones indispensables de un software de gestión inteligente de activos
Gestión Integral de Información de Activos
Un sistema de gestión de activos automatiza y centraliza la información relacionada con cada activo, ofreciendo detalles como estado, ubicación, rendimiento, coste de adquisición, términos contractuales, historial de mantenimiento y depreciación. Este sistema identifica activos subutilizados, permitiendo una gestión más eficiente y proporcionando una visión completa del ciclo de vida de cada activo.
Gestión de Mantenimiento de Activos
Cada activo fijo requiere mantenimiento regular, y algunos tienen requisitos específicos para mantener sus garantías. El software de gestión permite un seguimiento detallado de los servicios realizados, fechas, técnicos asignados y piezas utilizadas. Proporciona información clara sobre el próximo mantenimiento, historiales y tendencias de costes y tiempo de inactividad, facilitando la planificación y ejecución del mantenimiento.
Informes y Análisis de Datos
Además de recopilar datos, es fundamental analizarlos para obtener insights valiosos. Un sistema de gestión de activos eficiente debe generar informes detallados sobre el rendimiento de los activos, tiempo de inactividad, historial de reparaciones y expectativa de vida útil. Estos informes deben ser fácilmente accesibles y compartibles para una toma de decisiones informada en todos los niveles de la organización.
Seguridad de Datos de Activos
La protección de los datos de activos es esencial para garantizar la continuidad de las operaciones empresariales. El sistema debe incorporar medidas robustas de seguridad, como controles de acceso basados en roles, cifrado, actualizaciones periódicas, recuperación ante desastres y backups programados. Estas medidas aseguran la integridad de los datos y fortalecen la confianza en el sistema.
Integración y Adaptabilidad
Los sistemas de gestión de activos modernos deben ser compatibles con dispositivos móviles para facilitar el trabajo en terreno. Además, es crucial que el sistema sea adaptable y personalizable para satisfacer las necesidades específicas de cada organización en cuanto a datos de activos, órdenes de trabajo y documentación.
El software SAAF proporciona una gestión completa de la información de activos, eliminando la necesidad de administrar activos manualmente. Automatiza el seguimiento y ofrece detalles sobre estado, ubicación, rendimiento, coste de adquisición, términos contractuales, historial de mantenimiento y depreciación. Además, identifica activos subutilizados para una gestión más eficiente, brindando una visión completa del ciclo de vida de cada activo.
Tendencias Futuras en la Gestión Inteligente de Activos
El futuro de la gestión inteligente de activos está siendo moldeado por varias tendencias emergentes que prometen transformar cómo las organizaciones manejan, monitorean y optimizan sus recursos físicos, entre estas tendencias, la inteligencia artificial (IA) y el machine learning están revolucionando el campo al permitir análisis predictivo y una gestión más proactiva, estos avances tecnológicos posibilitan la identificación de patrones ocultos en grandes volúmenes de datos, lo que ayuda a anticipar fallos y a mejorar la eficiencia operativa mediante el mantenimiento predictivo.
El Internet de las Cosas (IoT) y los sensores inteligentes están ampliando las capacidades de monitoreo en tiempo real, pues al integrar sensores conectados en los activos, las empresas pueden recopilar y analizar datos continuamente, facilitando la gestión remota y permitiendo una respuesta rápida a problemas emergentes, dicho enfoque no solo mejora la supervisión, sino que también optimiza la administración de los activos al reducir la necesidad de intervención manual.
La tecnología blockchain también está comenzando a desempeñar un papel importante en la gestión de activos fijos, pues su capacidad para ofrecer una cadena de custodia inmutable y transparente es particularmente útil para el seguimiento de la propiedad y el historial de transacciones de activos valiosos, esto mejora la seguridad y la transparencia, minimizando el riesgo de fraude y errores.
En el ámbito de la formación y el mantenimiento, la realidad aumentada (AR) y la realidad virtual (VR) están ganando relevancia. AR permite superponer información relevante sobre un activo en el campo de visión del usuario, mientras que VR ofrece simulaciones inmersivas que pueden ser utilizadas para la capacitación del personal, estas tecnologías ayudan a mejorar la eficiencia en el mantenimiento y en la formación, facilitando una gestión más efectiva de los activos.
La analítica avanzada y el big data están jugando un papel crucial al permitir a las empresas procesar grandes volúmenes de datos generados por los activos. Estas herramientas de análisis proporcionan insights detallados sobre el rendimiento de los activos, ayudando a identificar oportunidades de mejora y optimizar la utilización de los recursos.
La automatización y la robótica están transformando el mantenimiento de activos al realizar tareas repetitivas y peligrosas de manera más precisa y sin intervención humana, la automatización también optimiza los procesos de gestión de activos, reduciendo la carga administrativa y aumentando la eficiencia general.
Las plataformas en la nube y los servicios web están facilitando el acceso remoto y la integración de las soluciones de gestión de activos, la posibilidad de acceder a estas plataformas desde cualquier lugar y en cualquier momento mejora la flexibilidad y la colaboración, además de facilitar la escalabilidad y la integración con otras herramientas empresariales.
En términos de sostenibilidad, las prácticas de gestión están evolucionando para enfocarse más en la eficiencia energética y la reducción de residuos, la adopción de estrategias que promuevan la sostenibilidad no solo mejora el impacto ambiental, sino que también ayuda a las empresas a cumplir con las normativas y objetivos de responsabilidad social corporativa.
La personalización de las soluciones de gestión de activos está en aumento, con plataformas que se adaptan a las necesidades específicas de cada organización, las interfaces de usuario intuitivas y personalizables mejoran la experiencia del usuario, facilitando la adopción y el uso efectivo de las herramientas de gestión.
Finalmente, la integración con otras tecnologías emergentes, como la 5G, está ampliando las capacidades de monitoreo y comunicación, ya que la conectividad 5G permite una transmisión de datos más rápida y confiable, lo que mejora la eficacia de las soluciones basadas en IoT y el análisis en tiempo real.
En conjunto, estas tendencias están configurando un panorama futuro en el que la gestión inteligente de activos se vuelve más eficiente, proactiva y adaptativa, permitiendo a las organizaciones maximizar el valor de sus recursos físicos y mantenerse competitivas en un entorno empresarial dinámico.
SAAF - Software de Activo Fijo, ¿cómo ayuda a tu empresa?
SAAF es una solución personalizada que se adapta a las necesidades específicas de cada cliente, utilizando una plataforma de última generación, SAAF facilita la administración y el seguimiento preciso de activos fijos, abarcando aspectos de gestión, mantenimiento y cumplimiento financiero o fiscal según los requisitos del usuario.
SAAF ofrece a los clientes un alto nivel de confianza, actualmente, la empresa emplea metodologías y herramientas tecnológicas personalizadas para satisfacer las demandas específicas de cada cliente.
Con toda tu información, podrás generar informes en tiempo real sobre todas tus operaciones y quienes están autorizados para gestionarlas, la supervisión de tus archivos se mantendrá actualizada, lo que incrementa el control y reduce los costos.
Podrás acceder a la ficha del archivo mediante la lectura de códigos QR desde cualquier dispositivo con conexión a internet, el sistema permite controlar los cambios con autorizaciones y permisos adaptados al perfil de usuario, y ofrece un dashboard personalizable, además, podrás generar códigos de barras y códigos QR, personalizar los formatos de los módulos según las necesidades de tu empresa, y optar por una aplicación en la nube o un servicio web.
El sistema también admite la carga de fotografías, facturas y documentos, así como la creación y administración de múltiples empresas y usuarios/perfiles, incluyendo un historial de cambios por activo, la importación y exportación de bases de datos de activos fijos, y la emisión de vales de resguardo por usuario.
