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¿Qué es la gestión de activos fijos?
La gestión de activos fijos implica el monitoreo y mantenimiento de los recursos y equipos físicos de una empresa. Para este propósito, las empresas suelen utilizar códigos de barras, códigos QR o tecnología RFID, que son sencillos de escanear con dispositivos móviles. Estos activos pueden ser desde vehículos y computadoras hasta muebles y maquinaria.
Con un sistema eficiente de administración de activos, las empresas pueden lograr lo siguiente:
- Controlar y rastrear activos fijos de manera efectiva: Un sistema de gestión de activos bien implementado permite a las empresas saber en todo momento dónde se encuentran sus activos, quién los está utilizando y en qué condición se encuentran, lo cual es crucial para evitar pérdidas y mejorar la seguridad.
- Supervisar equipos y maquinaria distribuidos en diferentes lugares: En muchas industrias, los activos no se encuentran en un solo lugar; pueden estar distribuidos en varias ubicaciones geográficas. La gestión inteligente permite centralizar la información de estos activos, facilitando su supervisión y mantenimiento sin importar su ubicación física.
- Reducir los gastos relacionados con el mantenimiento: Un buen sistema de gestión no solo ayuda a planificar y ejecutar el mantenimiento preventivo, sino que también reduce la necesidad de costosos mantenimientos correctivos y prolonga la vida útil de los activos. Según estudios, las empresas que adoptan un enfoque de mantenimiento preventivo pueden reducir sus costos de mantenimiento entre un 12% y un 18%.
- Incrementar la eficiencia en las operaciones: Al tener un control preciso y en tiempo real de los activos, las empresas pueden tomar decisiones más rápidas y efectivas, lo que lleva a un aumento en la eficiencia operativa, esto incluye la posibilidad de reasignar rápidamente activos según las necesidades cambiantes del negocio.
- Registrar adecuadamente los activos que han sido retirados, vendidos, robados o extraviados: Mantener un registro detallado de la disposición de activos permite a las empresas cumplir con las normativas contables y fiscales, así como reducir riesgos relacionados con la seguridad.
Esta gestión eficaz permite a las empresas monitorear la condición de sus equipos y vehículos, asegurando su buen funcionamiento. Así, se minimiza la pérdida de inventario, los fallos en los equipos y los periodos de inactividad, al mismo tiempo que se prolonga la vida útil de los activos, de hecho, las empresas que utilizan sistemas avanzados de gestión de activos fijos pueden experimentar una reducción en los tiempos de inactividad no planificados de hasta un 30%, lo que tiene un impacto directo en la productividad y los ingresos.
Además, la implementación de tecnologías de gestión de activos como IoT y análisis predictivo ha permitido que las empresas no solo reaccionen a problemas cuando ocurren, sino que anticipen posibles fallos antes de que sucedan, lo cual deriva en un cambio significativo hacia un modelo de mantenimiento predictivo, que puede reducir las interrupciones operativas y optimizar el ciclo de vida de los activos.
¿Por qué es importante la gestión de activos fijos?
Los activos fijos, tales como servidores, camiones y ascensores, representan inversiones significativas que pueden constituir una gran parte del valor total de una empresa, en algunos casos, incluso hasta el 40% de la inversión total se destina a la compra de estos equipos y vehículos.
La gestión de activos fijos es crucial porque permite maximizar el valor y la eficiencia de los recursos físicos esenciales para las operaciones diarias de una empresa, con la gestión inteligente de activos fijos, se aprovechan tecnologías avanzadas como IoT, RFID y software de gestión para monitorear y rastrear estos recursos en tiempo real, asegurando su uso óptimo y evitando costos innecesarios.
El mantenimiento predictivo y el análisis de datos permiten anticipar fallos antes de que ocurran, lo que reduce reparaciones costosas y tiempos de inactividad, extendiendo la vida útil de los activos y optimizando los costos operativos, esta gestión también facilita una toma de decisiones más informada al proporcionar datos en tiempo real sobre el rendimiento, estado y ubicación de los activos, permitiendo decisiones estratégicas sobre su renovación, redistribución e inversión, asimismo, garantiza el cumplimiento normativo, facilita auditorías y asegura la transparencia en la administración de bienes, todo mientras contribuye a la sostenibilidad al optimizar el uso de energía y reducir la huella de carbono.
En conjunto, la gestión inteligente de activos fijos no solo asegura un mantenimiento y uso eficientes, sino que también optimiza los costos, mejora la toma de decisiones, asegura el cumplimiento normativo, contribuye a la sostenibilidad y reduce riesgos, traduciéndose en una mayor eficiencia operativa y un retorno más alto sobre la inversión.
¿Cuáles son los activos fijos que se pueden gestionar mediante tecnología?
Soluciones de gestión de activos fijos
- Análisis y Evaluación del Registro de Activos: Es crucial realizar un análisis exhaustivo del registro de activos para garantizar su exactitud y completitud, lo cual implica revisar y validar la información registrada sobre cada activo, incluyendo detalles como fecha de adquisición, costo, ubicación y estado actual, un diagnóstico preciso del registro permite identificar y corregir posibles errores o inconsistencias que puedan afectar la gestión y valuación de los activos.
- Realización de Inventario Físico: El inventario físico es una etapa fundamental que consiste en realizar inspecciones visuales de los activos para verificar su existencia, estado y ubicación, durante este proceso, se lleva a cabo el etiquetado de los activos con códigos de barras, códigos QR o etiquetas RFID para facilitar su identificación y seguimiento, la conciliación físico-contable posterior asegura que los datos registrados en el sistema coincidan con los activos físicamente presentes.
- Valuaciones Multifuncionales de Activos: Las valuaciones de activos se realizan con diversos propósitos, tales como fines financieros, contables, seguros, fiscales y regulatorios, estas valoraciones proporcionan una estimación precisa del valor actual de los activos, teniendo en cuenta factores como la depreciación, el desgaste y las condiciones del mercado.
- Revisión de la Vida Útil del Activo: Es esencial revisar periódicamente la vida útil estimada de los activos para determinar si están operando dentro de los parámetros esperados, esta revisión permite identificar oportunidades para prolongar la vida útil de los activos a través de mantenimientos adecuados o, en caso contrario, planificar su reemplazo o actualización.
- Identificación de Áreas de Oportunidad en la Depreciación de Activos: Mediante un análisis detallado de los activos, es posible identificar áreas de oportunidad para acelerar la depreciación de aquellos activos que están cerca de alcanzar el final de su vida útil. Esto puede tener beneficios fiscales para la empresa al permitir una deducción acelerada de los gastos por depreciación.
- Soluciones Tecnológicas con RFID: La tecnología RFID (Identificación por Radiofrecuencia) ofrece soluciones avanzadas para la automatización de la identificación y seguimiento de activos, estos sistemas permiten una gestión más eficiente y precisa de los activos, reduciendo errores y optimizando los procesos de inventario y localización.
- Tecnologías loT: Una de las principales características de las soluciones modernas de gestión de activos fijos es la integración de tecnologías IoT (Internet de las Cosas). Los cuales son sensores inteligentes conectados a los activos permiten recopilar datos en tiempo real sobre su ubicación, estado, rendimiento y uso, esta información es invaluable para anticipar problemas antes de que se conviertan en fallos costosos, facilitando un mantenimiento predictivo que optimiza el ciclo de vida de los activos y reduce significativamente los tiempos de inactividad.
- Software ERP (Enterprise Resource Planning: Además, las soluciones de gestión inteligente de activos fijos suelen estar integradas con software ERP (Enterprise Resource Planning), lo que permite una gestión centralizada de los activos junto con otras funciones clave de la empresa, como la contabilidad, las finanzas y los recursos humanos, esto asegura que la información sobre los activos esté alineada con los procesos financieros y operativos, facilitando el cumplimiento normativo y mejorando la transparencia en la administración de los bienes.
- Implementación de un Software de Administración de Activos Fijos adecuado a tus necesidades: La implementación de un software especializado en la administración de activos fijos es fundamental para gestionar de manera eficiente toda la información relacionada con los activos de tu empresa, estos sistemas ofrecen funcionalidades como seguimiento en tiempo real, reportes personalizados, alertas de mantenimiento y cumplimiento normativo, contribuyendo a una gestión más efectiva y transparente de los activos, por lo cual es importante buscar una que se adapte a las necesidades fundamentales de tu giro.
Software de gestión de activos fijos, ¿en qué se enfoca?
Para asegurar una gestión eficaz y eficiente de los activos, es crucial que las empresas utilicen herramientas que no solo supervisen, sino que también optimicen el uso de sus recursos físicos, una solución esencial en este ámbito es la implementación de un software de gestión inteligente de activos fijos, que centraliza toda la información relevante de cada activo y automatiza los procesos de mantenimiento y administración.
El Software de Gestión Inteligente de Activos Fijos permite a las empresas no solo controlar, sino también maximizar el valor de sus activos, dicha herramienta avanzada ofrece acceso detallado a información como el estado actual de los activos, su historial de uso, su número de serie y su ubicación exacta, tanto en instalaciones internas como en ubicaciones externas y además, al incorporar tecnologías como la analítica avanzada y el machine learning, el software es capaz de generar alertas automáticas para el mantenimiento preventivo y predictivo, lo que asegura un cuidado continuo y adecuado de los activos, esto no solo optimiza el rendimiento de los activos y prolonga su vida útil, sino que también reduce los costos operativos y minimiza los tiempos de inactividad inesperados, garantizando que los activos contribuyan de manera sostenida y eficiente al éxito de la empresa.
¿Cuáles son las funciones clave de un software de gestión de activos?
- Gestión Integral de Datos de Activos
Un sistema de gestión de activos automatiza el proceso, proporcionando información detallada como estado, ubicación, rendimiento, costo de compra, términos de contrato, historial de mantenimiento y depreciación. Además, destaca activos poco productivos para una gestión más eficiente, ofreciendo una visión completa del ciclo de vida de cada activo.
- Gestión de Datos de Mantenimiento
Todo activo fijo requiere mantenimiento regular, y algunos necesitan seguimientos estrictos para mantener sus garantías. El software de gestión permite un seguimiento detallado de los servicios realizados, las fechas, los técnicos involucrados y las piezas utilizadas. Proporciona una visión clara del próximo mantenimiento, datos históricos y tendencias de costos y tiempo de inactividad, facilitando la planificación y gestión del mantenimiento.
- Informes y Análisis
Además de registrar datos, es esencial analizarlos para obtener información valiosa. Un buen sistema de gestión de activos debe generar informes detallados sobre el rendimiento de los activos, tiempo de inactividad, historial de reparaciones y vida útil. Estos informes deben ser fácilmente compartibles para una toma de decisiones informada en toda la organización.
- Seguridad de Datos
La seguridad de los datos de activos es crucial para proteger las operaciones de la empresa. El sistema debe contar con protocolos sólidos de seguridad, como controles de acceso basados en roles, cifrado, actualizaciones regulares, recuperación ante desastres y copias de seguridad programadas. Estas medidas garantizan la integridad de los datos y mantienen la confianza en el sistema.
- Integración y Personalización
Los sistemas modernos de gestión de activos deben ofrecer integración con dispositivos móviles para facilitar el trabajo en el campo. Además, es importante que el sistema sea flexible y personalizable para adaptarse a las necesidades específicas de cada organización en cuanto a datos de activos, órdenes de trabajo y documentación.
El software SAAF ofrece una gestión integral de datos de activos, simplificando la tarea de administrar una gran cantidad de activos de forma manual, automatiza el seguimiento y proporciona detalles como estado, ubicación, rendimiento, costo de compra, términos de contrato, historial de mantenimiento y depreciación, al igual que identifica activos poco productivos para una gestión más eficiente, ofreciendo una visión completa del ciclo de vida de cada activo.
Asesoría de ANEPSA en la gestión de activo fijo
Tenemos una sólida experiencia y especialidad en la administración y valuación de activos fijos. Nuestra asesoría abarca desde la formulación de políticas y procedimientos, realización de inventarios, hasta la aplicación de tecnologías como RFID y códigos de barras para la identificación.
Además, ofrecemos servicios de conciliación contable y de mantenimiento, valuación para distintos usos y migración a sistemas de gestión de activos fijos, nuestro equipo está formado por consultores especializados en ingeniería y arquitectura con amplio conocimiento en el área.
Desarrollamos internamente tecnologías y software para asegurar la calidad y eficiencia en nuestros proyectos. Nos dedicamos plenamente a la satisfacción de nuestros clientes, brindando soporte técnico y mantenimiento continuo.
