Administración de Activo Fijo
¿Qué es la la Administración de Activo fijo, y por qué es de real importancia para su empresa?
La Gestión y/o Administración de Activo Fijo es un proceso metodológico, el cual tiene como primordial objetivo poseer una base de datos cualitativos y cuantitativos de cada uno de los activos fijos pertenecientes a una entidad económica, sociedad y/o persona, de forma precisa y confiable con base en los siguientes pasos:
- Levantamiento Informativo del Activo e Inspección Física
- Creación del listado contable con soporte documental
- Conciliación del inventario físico – contable
Es decir, es la secuencia de pasos que busca saber los detalles específicos, tanto en características físicas como contables de cada bien mueble o inmueble, de una entidad para su control.
Es de vital importancia para las empresas el gestionar y administrar sus activos fijos de manera que les permita tener al alcance información sobre el pasado y presente de ésta, para, de ese modo, planear un mejor futuro en las inversiones que realicen a corto o a largo plazo.
De igual manera, una buena gestión puede ayudar a evitar gastos innecesarios o no planeados. Por ejemplo: si el personal no puede localizar cierto activo o la empresa no contaba con la información necesaria sobre el mismo y éste se encuentra en mal estado, será necesario reemplazarlo.
Conforme tu empresa crece en valor, crece en activos fijos. El tener la óptima administración de estos, optimiza tu empresa, dejándote tiempo para que hagas más negocio con tu negocio, para actualizaciones por normativas nacionales o internacionales. Para conseguirlo, debes hacer un inventario efectivo a través de un layout que permita conocer detalladamente el estado, características y ubicación de tus activos; el éxito del inventario radica en su planeación y ejecución.
Una buena planeación contempla los elementos humanos (contar con la cantidad de personal debidamente capacitado como supervisores responsables y capturistas) y no humanos (estrategia, equipo de inventariado como escáner, impresora de etiquetas con código de barras y un software adecuado).
Es aconsejable que exista un proceso de documentación sobre las políticas y procedimientos para la compra, venta, mantenimiento, registro, mejoras, bajas y transferencias de los activos fijos de la empresa, en la que se dispongan también actualizaciones periódicas. Así como instaurar mecanismos de administración internos para conocer siempre la existencia real del activo fijo y que esa información pueda ser cotejada de forma contable en cualquier momento. Estos puntos son muy convenientes para lograr una adecuada gestión y administración de los activos fijos.
¿Qué Activos Fijos se pueden controlar?
Entendamos por Activos Fijo a los bienes tangibles que tienen por objeto el uso o goce de los mismos en beneficio de la entidad, la prestación de servicios y son adquiridos con el propósito de no venderlos en el curso normal de la operación.
Las clases que los integran son:
- Terrenos: Todos aquellos que posea la empresa, ya sean urbanos o no.
- Construcciones en proceso.
- Edificios propios: Todo tipo de inmuebles que sean propiedad de la empresa tales como edificios, locales, pisos, etc.
- Instalaciones y mejoras a inmuebles arrendados.
- Maquinaria y equipo: Todas aquellas máquinas, vehículos industriales y herramientas necesarias para el funcionamiento diario de la empresa.
- Equipo de operación.
- Muebles y enseres.
- Equipo de cómputo.
- Equipo de transporte: Todos los medios de transporte propiedad de la empresa que sean utilizados para personas, animales o mercancía.
- Equipos controlables.
- Equipo arrendado/comodato.
Etapas para la Gestión y Administración de Activo Fijo
Levantamiento Informativo del Activo e Inspección Física
Realizado en cada una de las ubicaciones de la compañía donde se encuentren activos fijos que se puedan gestionar.
Creación del listado contable con soporte documental
Creación de una base analítica partiendo de la base de contabilidad del activo fijo que tenga registrado su empresa enriqueciéndola con información de facturas, ordenes de compras y cualquier soporte documental que pudiesen tener relacionado a la adquisición de cada uno de los activos fijos registrados.
Conciliación del inventario físico – contable
Creación de una base analítica que contenga la conciliación de los activos fijos registrados en contabilidad contra el inventario físico registrado, teniendo como punto de partida la información generada en las etapas antes mencionadas; generando un reporte ejecutivo que contiene la información detalla de los activos localizados y no localizados, tanto contables como físicos.
Importancia de la Administración de Activo Fijo
Cada activo debería tener su identificación única que lo distinga físicamente de los demás. Podemos entonces preguntarnos:
- Los Activos Fijos de manera individual tienen alguna identificación física?
- Cuál es el estado físico de dichos activos? ¿Se encuentran en uso o dañados?
- Se puede dar de baja fácilmente los activos?
- Se encuentran respaldados con un contrato de mantenimiento o dentro de una garantía? Recordemos que podemos estar pagando impuestos por bienes que no tenemos o que no están en uso ya en la compañía.
- Se reportan los cambios de ubicación de los Activos Fijos?
- Se conoce la ubicación física exacta de cada activo?
- Se sabe qué activos tiene cada usuario, y si se hace responsable de los mismos?
- ¿Existen en su empresa políticas sobre el Control de Activos Fijos?
Es fundamental que como representante de una empresa tengas en cuenta que vale la pena trabajar en un buen sistema de gestión y administración de activo fijo, pues esto se traduce en mejoras financieras, fiscales y de producción. Saber cómo administrar los recursos que ya posee tu empresa es una estrategia que te permitirá aprovecharlos al máximo, da resultados a corto plazo y tiene una duración prolongada.
Realizado mediante el diagnóstico de la situación actual de los activos fijos propiedad y su empresa, nuestra asesoría incluye las siguientes actividades:
- En el desarrollo de nuestros estudios de activo fijo realizamos la identificación de los bienes agrupándolos por unidad generadora de efectivo que es base para la aplicación del Boletín C-15 Deterioro de Activos de Larga Duración e involucramos la segregación de los activos fijos por componentes para la aplicación de la NIF C-6 Propiedad, Planta y Equipo.
- También podemos soportar o brindar apoyo cómo Outsourcing para establecer controles de calidad tanto por monitoreo continuo, como también por creación de Manual de Políticas de Control de Activo Fijo.
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