Control de Activo Fijo

ANEPSA es unos de los pioneros en esta materia de México, con base en el trabajo que se realiza, se ayuda a mantener el control adecuado del Activo Fijo en una empresa, proporcionando la solución adecuada a sus necesidades, utilizando una amplia gama de herramientas y un equipo de trabajo experto en la materia.
Es un sistema de trabajo que permite administrar sus inventarios y obtener información respecto a la trayectoria de la vida física, contable y fiscal de los bienes de la empresa (activos) a través de un software especializado, placas con código de barras y técnicas de control en esta materia.

Proceso del control de activo fijo

Inicio del control
El control de los Activos Fijos se inicia a partir de un Inventario Físico al barrer; es decir, tomando todo lo existente, durante el cual se identifica físicamente cada Activo Fijo con una etiqueta, placa u otro medio que será su identificación definitiva. La identificación se hace en el lugar donde se encuentre el activo, asignándole de este modo el Area Usuaria y el Centro de Costo Contable al que pertenece. Adicionalmente se consignará también el estado físico en que se encuentra cada activo fijo.
Este primer inventario servirá para la elaboración de la Base de Datos inicial de los activos fijos existentes en la empresa.

1.- Integración y rectificación del estado contable

El listado contable con el cual cuenta la empresa debe ser desglosado para identificar activo por activo sin que su monto original de inversión y depreciación acumulada sean alterados y así contar con una base contable amplia y confiable para la conciliación.

2.- Inventario y plaqueo

Llenado de formatos (marca, modelo, serie, etc.).
Colocación de etiqueta o placa.
Asignación de numero de activo.

3.- Conciliación con libros contables

La Base de Datos Inicial resultante del Inventario Físico no es suficiente, pues debe relacionarse a los costos de adquisición de acuerdo al documento contable con que se haya adquirido el Activo Fijo a esta fase se le llama Conciliación y el objetivo final es asignarle un valor contable a cada activo inventariado físicamente.

Contenido de una base de datos de un sistema de control de activos fijos

La Base de Datos de un buen Sistema de Control de Activos Fijos, debe contener la siguiente información principalmente:

  • Código de Identificación física de cada activo
  • Código de Equipo y Modelo
  • Descripción amplia del activo
  • Fecha de adquisición
  • Documento contable de adquisición y número de registro contable
  • Area Usuaria a la que pertenece
  • Centro de Costo Contable al que pertenece
  • Costo de adquisición
  • Valor neto del activo
  • Estado actual

Con estos datos, se podrá iniciar el Sistema de Control de Activos Fijos, el cual normalmente se carga en un Sistema Computarizado, aunque también se puede llevar en forma manual.

Para tener actualizado el Sistema de Control de Activos Fijos, se debería efectuar los debidos registros de las operaciones en el Sistema, cualquiera fuera de él. Para tener un control del Sistema de Activos Fijos, todo movimiento de los registros en el sistema, deberá realizarse dentro de un procedimiento definido, que indique:
Los documentos a utilizar a cada movimiento
Las rutas que debe seguir el documento
Las autorizaciones que debe tener el documento

Ahora bien, como los Activos Fijos tienen una razonable permanencia en una empresa y que con toda seguridad, diversas personas manejarán el sistema, la Administración moderna ha compilado cada movimiento, llevando un Manual de Procedimientos, que contiene el diseño tanto de los documentos como del diagrama de flujo de cada uno de los movimientos de los activos.

SISTEMA COMPUTARIZADO DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS.

En la actualidad, existen muchos Softwares que permiten un control individual del Activo Fijo, el cual contempla todas las opciones descritas en el Manual de Procedimientos.

Dada la agilidad y la rapidez de los Softwares, la Gerencia Administrativa y/o la Gerencia Contable podrían mantener actualizado el Sistema Computarizado, el cual podrían consultar en cualquier momento.

Son la base de un buen Sistema de Control de Activos Fijos, es imprescindible que cada cierto tiempo, la Gerencia Administrativa y la Gerencia de Contabilidad, ambas involucradas, revisen cada cierto tiempo la validez del Sistema de Control de Activos Fijos, mediante Inventarios periódicos rotativos parciales o Inventarios totales cada cierto tiempo. Estos controles adecuados permitirán efectuar los ajustes necesarios y conseguir que el Sistema de Control de Activos Fijos esté siempre actualizado.

Productos

Software especializado

A través de  soluciones variadas para los clientes se ha diseñado una herramienta integral para la administración del activo fijo denominada: “SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS”

Placas con código de barras

Como parte de las soluciones a  ofrecer a los clientes, se cuenta con placas metálicas y etiquetas auto adheribles con códigos de barras para la fácil identificación de los activos, las cuales son aptas para cualquier tipo de ambiente.

Lectores

Se suministra gran diversidad de equipos lectores de códigos de barras adecuados a las necesidades para la fácil identificación de sus activos.

PROCESOS ENLISTADOS DEL CONTROL DE ACTIVO FIJO

  • Soporte documental (Conciliación de facturas vs registros contables)
  • Detalle del listado contable.
  • Inventario físico.
  • Plaqueo con código de barras o fotograbada.
  • Conciliación del inventario físico vs los registros en libros.
  • Emisión de vales de resguardo.
  • Actualización del Control de Activo Fijo.
  • Costo de adquisición
  • Valor neto del activo
  • De ser requierido uso de Sistema Operativo SAFF.