Control de Activo Fijo ¿Cómo se hace el control de activo fijo?
En el entorno empresarial actual, donde la eficiencia y la transparencia son fundamentales para el éxito, la gestión adecuada de los activos fijos se ha convertido en una prioridad. Las empresas que descuidan esta área pueden enfrentar pérdidas significativas, no solo económicas, sino también en términos de productividad y competitividad. Se estima que las organizaciones pueden perder hasta un 30% de sus ingresos debido a una gestión ineficaz de sus activos. Este artículo explora la importancia del control de activos fijos, las mejores prácticas y las tecnologías emergentes que pueden ayudar a las empresas a optimizar sus recursos.
ANEPSA es uno de los pioneros en Control de Activo Fijo en México, ayudamos a alcanzar y mantener el control adecuado de los activos fijos de una empresa, proporcionando soluciones personalizadas y adecuadas a sus necesidades, esto gracias a la amplia gama de herramientas y al equipo de expertos profesionales en la materia.
Existen preguntas que pueden indicarnos si necesitamos alguna de las etapas que contempla el control de activo fijo:
- ¿Sabe cuál es el Valor Actual de sus bienes?
- ¿Conoce la ubicación exacta y el estado físico de sus bienes?
- ¿Mantiene un control sobre los mismos?
- ¿Sabe si lo que tiene reportado en libros existe físicamente?
- ¿Tiene algún procedimiento de administración de activos fijos?
¿Qué engloba el activo fijo?
El activo fijo representa los bienes tangibles e intangibles que una empresa posee y utiliza en sus operaciones comerciales para generar ingresos, incluye elementos como:
- Propiedades, planta y equipo: Edificios, terrenos, maquinaria, equipo de oficina, vehículos, etc.
- Mobiliario y enseres: Muebles, ordenadores, equipos de comunicación, entre otros.
- Equipo de producción: Herramientas, maquinaria específica para la producción, etc.
- Activos intangibles con vida útil definida: Marcas, patentes, software con un tiempo de vida útil específico, etc.
Estos activos se adquieren para ser utilizados a largo plazo en la operación del negocio y no están destinados para la venta inmediata, son parte crucial de la capacidad de producción y funcionamiento de una empresa a lo largo del tiempo.
PROCESO DEL CONTROL ACTIVO FIJO Y ADMINISTRACIÓN DE ACTIVO FIJO
Pre -Inicio del Control
Inspección física, solicitud de información e investigación profunda de las políticas y distribución de empresa para presentar plan de trabajo y herramientas que mejor se puedan integrar a la necesidad de la empresa que solicite nuestros servicios, dentro de estas existen diferentes niveles de necesidad.
Esto parte de lo completo y cíclico que se quiera tener en el control de sus activos, por lo cual se hará un paquete a la medida del cliente, las soluciones se integran en:
- Integración de Activo Fijo
- Conciliación de Activo Fijo
- Valor Razonable Activo Fijo IFRS – 13/ B – 17 I Propiedad, Planta y Equipo C -6 /IAS-16 I Activos de Larga Duración C-15/ IAS-36
Inicio del control
El proceso de control de activo fijo se inicia mediante un inventario físico en el que se identifica físicamente todos los activos con una etiqueta, placa u otro medio de identificación.
La identificación debe realizarse en el lugar justo en que se encuentre el activo, de esta manera es posible asignarle un área usuaria y el centro de costo contable del que forma parte. También se llevará un registro del estado físico de los activos.
Este inventario será útil para elaborar una base de datos inicial de los activos de la empresa.
Una vez iniciado el proceso, se divide en las siguientes etapas:
Inventario Físico y Plaqueo
Llenado de formatos (marca, modelo, serie, etc.). Colocación de etiqueta o placa. Asignación de número de activos.
Integración y Rectificación del Listado Contable
El listado contable que posee la empresa debe ser revisado para la identificación individual de cada activo sin que su monto de depreciación acumulada y de inversión sean alterados, de esta manera contaremos con una base contable amplia y confiable para la conciliación.
Conciliación Físico-Contable
La base de datos realizada al principio del proceso de control de activo fijo debe relacionarse con el costo de adquisición expresado en el documento contable con el que se adquirió. El objetivo de esta fase es asignar y corroborar los valores contables de cada activo identificado físicamente.
Procesos Enlistados de Control de Activo Fijo
I. Inventario Físico y Plaqueo
- Requisitos: Se revisa la distribución de la industria, planta o empresa en la que se realizará el trabajo de control de activo fijo, esto dará pie a un plan de trabajo en el que donde se entregará un layout con una autorización previa y los activos y bienes controlables, la política de capitalización y el recorrido a la planta.
- Inventario y plaqueo: Se tomarán en cuenta los inventarios existentes o bien se realizará el proceso de levantamiento de inventario, al igual que la colocación de placas y etiquetas a los activos de la empresa y se les asignará a cada activo un número.
- Captura del inventario: Se realizará la captura de los datos en el layout autorizado, después se hará una revisión y corrección de los datos que sean necesarios, de esta forma se corrobora que todos los activos hayan sido ingresados al inventario, dando como resultado la base de datos física.
- Cierre de etapa: El coordinador de la empresa realizará una revisión de manera aleatoria de los activos ingresados al sistema con el propósito de corroborar que estos se encuentren en la base de datos.
II. Integración y Rectificación del Listado Contable (Modificación de los listados contables con soporte documental)
- Acopio: Se reciben las facturas y el encapsulamiento del listado contable, se realiza la codificación de facturas y se entrega la carta con cuadros de valores por cuenta al igual que la carta de que se recibió la información.
- Análisis y modificación del listado contable: Se realiza la búsqueda de aquellas facturas que se encuentren en el listado contable, la explosión de los registros contables de forma global y se enriquecerá el listado contable con la información obtenida de las facturas.
- Cuadro comparativo: Este cuadro muestra un análisis de los registros contables localizados y aquellos que no estén, esto ayuda a realizar una toma de decisiones con el cliente sobre los registros que no se encuentren.
- Cierre de etapa: Se genera una Base Final de Integración Contable, se firma la carta de aceptación de esta etapa entre los coordinadores.
III. Conciliación Físico-Contable
- Requerimientos: Se toma en cuenta la base de datos obtenida del inventario al igual que la del listado contable.
- Se realiza el proceso de conciliación físico- contable.
- Se analizan los tipos de conciliación: 100%, Simil y Conta.
- Se consideran los activos fijos que no se hayan conciliado (altas).
- Se consideran los registros que no se hayan conciliado: las bajas y los pendientes.
- Se realiza el primer reporte de conciliación (cuadros analíticos).
- Se realiza la revisión de los pendientes que hayan quedado por conciliar.
- Cierre de etapa: Se toman decisiones sobre los pendientes que hayan quedado y se da el visto bueno al trabajo.
Objetivo e importancia del Control de Activo Fijo
Ya que no debe paralizarse la producción de la planta para que el administrador financiero considere el reemplazo del activo, esto tiene que darse según la vida útil del activo fijo, el responsable de la administración debe tomar las medidas necesarias, evaluando periódicamente el funcionamiento tecnológico, económico, funcional y hasta fiscal de cada uno de estos.
El tener personal cualificado que de reporte sobre los activos fijos que se cuentan en propiedad física y transitoria de la empresa es de vital importancia para tener una incorporación financiera a libros, y para toma de decisiones según lo proporcionado en el reporte final. Las deficiencias de un mal control de activo fijo pueden atraer tanto perdidas económicas, como productivas y operativas.
Al no tener un correcto manejo de nuestra inversión estamos perdiendo uno de los mayores conductores de valor en nuestra organización, también tiene como ventaja medir la eficiencia administrativa que se tiene de manera interna bajo las posibles políticas de control de activo fijo que no se estuvieran cumpliendo adecuadamente.
- Contactar con un expediente de facturas organizado
- Dar de alta y baja sus activos
- Poder identificar sus activos de manera sencilla
- Conocer el Valor Histórico y Actual de sus Bienes
- Identificación física fácil de sus activos
- Análisis detallado del listado contable
¿Como aplicar tecnología RFID para la gestión de activo fijo?
La tecnología de identificación por radiofrecuencia (RFID, por sus siglas en inglés) se utiliza en la gestión de activos fijos para rastrear y administrar objetos físicos mediante etiquetas o tags RFID. Se utiliza también para identificar, gestionar y optimizar la administración de activos en una variedad de entornos, incluyendo empresas, instituciones educativas, hospitales, almacenes y más tipos de industrias.
Algunas de las actividades en donde puede estar presente son:
- Etiquetado de activos: Se asigna a cada activo fijo (equipos, maquinaria, dispositivos, etc.) una etiqueta RFID única que contiene información específica sobre el activo, como su número de serie, ubicación, fecha de adquisición, fecha de mantenimiento, etc.
- Lectura de etiquetas: Los lectores RFID emiten ondas de radio para leer las etiquetas RFID, pueden ser fijos en lugares estratégicos o dispositivos portátiles que se utilizan para escanear activos en diferentes ubicaciones.
- Registro de información: Cuando se escanea una etiqueta RFID, el lector recopila la información almacenada en la etiqueta y la transmite a un sistema de gestión de activos (software) para su registro y seguimiento, este software puede almacenar y gestionar datos relacionados con los activos, como la ubicación actual, el historial de mantenimiento, la depreciación, etc.
- Seguimiento y localización: La tecnología RFID permite realizar un seguimiento preciso de la ubicación de los activos en tiempo real, pues facilita la localización rápida de activos, lo que es útil para inventarios, mantenimiento, prevención de pérdidas, y gestión de movimientos y traslados de activos.
- Automatización de procesos: Al integrar la tecnología RFID con sistemas de gestión de activos, se pueden automatizar tareas como el inventario, la auditoría de activos, la programación de mantenimiento y la generación de informes, ahorrando así tiempo y reduciendo errores humanos en la gestión de activos.
¿Que es el Sistema de Control de Activo Fijo?
En la actualidad, existen muchos Softwares que permiten un control del Activo Fijo, el cual contempla todas las opciones descritas en el Manual de Procedimientos.
Gracias a la rapidez y facilidad que los softwares especializados en control de activo fijo brindan a las empresas, la gerencia administrativa o contable podrán mantener actualizado el sistema para que pueda ser consultado en cualquier momento.
Es importante que cada cierto tiempo la gerencia administrativa y contable realicen una revisión de la información del sistema a través de inventarios parciales o totales, esto permitirá aplicar los ajustes necesarios para que el sistema se mantenga actualizado y no pierda su función.
Nuestro sistema cuenta con un módulo para cada una de las necesidades precedentes a estas inquietudes.
Software de gestión de activo fijo
Un software de gestión de activo fijo es una herramienta tecnológica diseñada para facilitar el control, seguimiento y administración eficiente de los bienes tangibles que una empresa posee y utiliza en sus operaciones comerciales, dichos programas están destinados a optimizar el ciclo de vida de los activos fijos, desde su adquisición hasta su disposición final, permitiendo el registro detallado de cada activo, su ubicación, estado, depreciación, mantenimiento, y otros aspectos relevantes, los sistemas ofrecen funcionalidades que ayudan a mejorar la precisión contable, la planificación del mantenimiento, la toma de decisiones estratégicas y el cumplimiento de normativas, facilitando una gestión más efectiva y transparente de los recursos de la empresa.
Existen softwares que permiten el control de una manera más detallada, donde toda la información de los activos de la empresa puede estar englobada en una sola plataforma, con el fin de visualizarla desde donde estés, con reportes detallados, tablas de amortización de cada uno de los activos y trazabilidad de salidas y entradas. SAAF es un software que puede ser muy útil en la gestión de activos fijos.
¿Qué debe contener la base de datos de un sistema de control de activos fijos?
La Base de Datos de un buen Sistema de Control de Activos Fijos, debe contener la siguiente información principalmente:
- Código de Identificación física de cada activo
- Código de Equipo y Modelo
- Descripción amplia del activo
- Fecha de adquisición
- Documento contable de adquisición y número de registro contable
- Area Usuaria a la que pertenece.
- Centro de Costo Contable al que pertenece
- Costo de adquisición
- Valor neto del activo
- Estado actual
- Depreciación Financiera
- Empleado Responsable
- M.O.I
Para tener actualizado el Sistema de Control de Activos Fijos, se debería efectuar los debidos registros de las operaciones en el Sistema por parte de nuestro equipo, aunque también puede ser gestionado por el cliente.
Para tener realmente el control de los activo fijos de la empresa, cualquier movimiento en relación a ellos deberá realizarse siguiendo un procedimiento en el que se indiquen:
- Los documentos y campos a utilizar a cada movimiento del alta por activo
- Integración de módulos requeridos por la empresa (administrativo, financiero/fiscal o de mantenimiento)
- Adecuación con API de software intermedio, o desarrollo de requerimientos específicos por el cliente
Debido a que los activos fijos tienen permanencia dentro de la empresa y serán varias personas quienes hagan uso del sistema, es necesario que exista un manual de procedimientos que contenga los documentos y el diagrama de flujo de cada movimiento de los activos.
Módulos para automatizar procesos de Control de Activo Fijo:
- Levantamiento de Inventario: Este apartado permite agregar todos los activos con lo que cuenta la empresa y que de esta forma estén condensados en un solo archivo.
- Entradas y Salidas: Permite a los usuarios tener el control adecuado de las entradas y salidas de inventario dentro de la plataforma y que de esta forma se tenga un registro adecuado.
- Reporte de Historial de Cambios: La plataforma permite llevar un historial detallado de todos los cambios que se realizan en los activos de la compañía y que de esta forma los usuarios tengan conocimiento de estos.
- Alertas de Mantenimiento: En caso de que los activos requieran mantenimiento, el programa te avisará con anticipación.
- Importación y Exportación de Bases de Activo Fijo: Si cuentas con una base de datos anterior en Excel puedes realizar la importación de la misma y también si deseas bajar alguna base de datos del software la puedes descargar y utilizarla en el programa que prefieras.
Productos
Software Control de Activo Fijo
A través de soluciones variadas para los clientes se ha diseñado una herramienta integral para la administración del activo fijo denominada SAAF.
Placas de Código de Barras/Código QR
Como parte de las soluciones a ofrecer a los clientes, se cuenta con placas metálicas y etiquetas auto adheribles con códigos de barras y QR; nos ayudan para la fácil identificación de los activos, las cuales son aptas para cualquier tipo de ambiente.
Lectores
Se suministra gran diversidad de equipos lectores de códigos de barras adecuados a las necesidades para la fácil identificación de sus activos.
Tecnología y Tendencias en Control de Activo Fijo
Además de la tecnología RFID, que mejora el seguimiento de los activos, existen otras innovaciones que están transformando la gestión de activos fijos:
IoT (Internet de las cosas): Permite la interconexión de dispositivos que recopilan y comparten datos. En la gestión de activos, esto significa que los activos pueden enviar información en tiempo real sobre su estado, ubicación y uso, facilitando el mantenimiento predictivo y la gestión de inventarios.
Blockchain: Esta tecnología proporciona un registro inmutable de transacciones, lo que puede ser útil para la gestión de activos, asegurando la autenticidad y el historial de los mismos. Puede mejorar la transparencia y la confianza en las transacciones relacionadas con activos fijos, especialmente en industrias donde la procedencia es crítica.
Drones: En grandes instalaciones o almacenes, los drones pueden ser utilizados para realizar inventarios visuales, lo que agiliza el proceso de auditoría y reduce los errores humanos.
Beneficios del control de activos
Un control efectivo de activos fijos ofrece múltiples beneficios para las empresas, entre ellos:
Mejora en la toma de decisiones: Con datos precisos sobre el estado y la ubicación de los activos, los gerentes pueden tomar decisiones informadas sobre inversiones, mantenimiento y reemplazo de equipos.
Reducción de costos: La optimización de la gestión de activos puede reducir costos operativos, ya que se minimizan las pérdidas, el deterioro y el uso innecesario de recursos.
Planificación financiera más efectiva: Un registro claro de los activos permite a las empresas planificar sus gastos y presupuestos de manera más precisa, mejorando su salud financiera a largo plazo.
Cumplimiento normativo: Mantener un control riguroso sobre los activos fijos ayuda a las empresas a cumplir con regulaciones fiscales y contables, evitando sanciones y multas.
Mejora en la eficiencia operativa: Al tener un inventario actualizado y preciso, las empresas pueden operar de manera más eficiente, reduciendo el tiempo perdido en la búsqueda de activos y en la gestión de inventarios.
Desafío y soluciones comunes en control de activo fijo
Las empresas pueden enfrentar varios desafíos al implementar un sistema de control de activos fijos, entre ellos:
Resistencia al cambio: Los empleados pueden mostrar resistencia a adoptar nuevas tecnologías o procesos. Es crucial implementar un plan de gestión del cambio que incluya capacitación y comunicación clara sobre los beneficios.
Datos desactualizados: La falta de un sistema actualizado puede llevar a registros inexactos, dificultando la conciliación entre el inventario físico y el contable. Es esencial realizar auditorías periódicas para asegurar la precisión de los datos.
Costos iniciales: La inversión en tecnología y formación puede ser un obstáculo para algunas empresas. Sin embargo, es importante ver esto como una inversión a largo plazo que generará ahorros significativos.
Soluciones:
Capacitación continua: Ofrecer capacitación regular y recursos para que los empleados se sientan cómodos con las nuevas herramientas y procesos.
Implementación gradual: Iniciar con un proyecto piloto en un área específica antes de expandir a toda la organización puede facilitar la transición.
Auditorías regulares: Establecer un calendario de auditorías para revisar el estado de los activos y asegurarse de que el sistema de control se mantenga actualizado y preciso.
Recomendaciones en Control de Activo Fijo
El control de activos fijos es un componente esencial para el éxito y la sostenibilidad de cualquier empresa. La implementación de un sistema sólido no solo ayuda a minimizar pérdidas y costos, sino que también mejora la toma de decisiones y el cumplimiento normativo. A medida que las tecnologías emergentes, como RFID, IoT y blockchain, continúan evolucionando, las empresas tienen la oportunidad de optimizar aún más sus procesos de gestión de activos.
Recomendaciones prácticas:
Evalúa tus necesidades: Antes de implementar un sistema de control de activos, realiza una evaluación exhaustiva de las necesidades específicas de tu empresa.
Invierta en tecnología adecuada: Selecciona un software que se adapte a las características de tu organización y que ofrezca soporte técnico y actualizaciones regulares.
Establece políticas claras: Define procedimientos claros para la gestión de activos, desde la adquisición hasta la disposición, y asegúrate de que todos los empleados estén capacitados en estas políticas.
Realiza auditorías periódicas: Programa revisiones regulares para asegurar la precisión del inventario y la efectividad del sistema implementado.
Al adoptar un enfoque proactivo y estratégico en el control de activos fijos, las empresas pueden no solo proteger su inversión, sino también impulsar su crecimiento y éxito a largo plazo.
