Con estos datos, se podrá iniciar el Sistema de Control de Activos Fijos, el cual normalmente se carga en un Sistema Computarizado, aunque también se puede llevar en forma manual.
Para tener actualizado el Sistema de Control de Activos Fijos, se debería efectuar los debidos registros de las operaciones en el Sistema, cualquiera fuera de él. Para tener un control del Sistema de Activos Fijos, todo movimiento de los registros en el sistema, deberá realizarse dentro de un procedimiento definido, que indique:
Los documentos a utilizar a cada movimiento
Las rutas que debe seguir el documento
Las autorizaciones que debe tener el documento
Ahora bien, como los Activos Fijos tienen una razonable permanencia en una empresa y que con toda seguridad, diversas personas manejarán el sistema, la Administración moderna ha compilado cada movimiento, llevando un Manual de Procedimientos, que contiene el diseño tanto de los documentos como del diagrama de flujo de cada uno de los movimientos de los activos.
SISTEMA COMPUTARIZADO DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS.
En la actualidad, existen muchos Softwares que permiten un control individual del Activo Fijo, el cual contempla todas las opciones descritas en el Manual de Procedimientos.
Dada la agilidad y la rapidez de los Softwares, la Gerencia Administrativa y/o la Gerencia Contable podrían mantener actualizado el Sistema Computarizado, el cual podrían consultar en cualquier momento.
Son la base de un buen Sistema de Control de Activos Fijos, es imprescindible que cada cierto tiempo, la Gerencia Administrativa y la Gerencia de Contabilidad, ambas involucradas, revisen cada cierto tiempo la validez del Sistema de Control de Activos Fijos, mediante Inventarios periódicos rotativos parciales o Inventarios totales cada cierto tiempo. Estos controles adecuados permitirán efectuar los ajustes necesarios y conseguir que el Sistema de Control de Activos Fijos esté siempre actualizado.
