Control Activo Fijo

ANEPSA es uno de los pioneros en Control de Activo Fijo en México. Ayudamos a alcanzar y mantener el control adecuado de los activos fijos de una empresa, proporcionando soluciones personalizadas y adecuadas a sus necesidades. Esto gracias a la amplia gama de herramientas y al equipo de expertos profesionales en la materia.

Empleamos un sistema de trabajo que hace posible administrar y mantener actualizados sus inventarios para poder obtener información técnica y verídica respecto a la vida física, contable y fiscal de los bienes de la empresa. Esto es posible a través de un software especializado, placas y etiquetas con códigos de barras y otras técnicas de control.

Existen preguntas que pueden indicarnos si necesitamos alguna de las etapas que contempla el control de activo fijo:

¿Sabe cuál es el Valor Actual de sus bienes?
¿Conoce la ubicación exacta y el estado físico de sus bienes?
¿Mantiene un control sobre los mismos?
¿Sabe si lo que tiene reportado en libros existe físicamente?
¿Tiene algún procedimiento de administración de activos fijos?

PROCESO DEL CONTROL ACTIVO FIJO Y ADMINISTRACION DE ACTIVO FIJO

Pre -Inicio del Control

Inspección física, solicitud de información e investigación profunda de las políticas y distribución de empresa para presentar plan de trabajo y herramientas que mejor se puedan integrar a la necesidad de la empresa que solicite nuestros servicios, dentro de estas existen diferentes niveles de necesidad.

Esto parte de lo completo y cíclico que se quiera tener en el control de sus activos, por lo cual se hara un paquete a la medida del cliente, las soluciones se integran en:

Inventario de Activo Fijo
Integración de Activo Fijo
Conciliación de Activo Fijo
Valor Razonable Activo Fijo IFRS – 13/ B – 17 I Propiedad, Planta y Equipo C -6 /IAS-16 I Activos de Larga Duración C-15/ IAS-36
Software de Control de Activo Fijo

Inicio del control

El proceso de control de activo fijo se inicia mediante un inventario físico en el que se identifica físicamente todos los activos con una etiqueta, placa u otro medio de identificación.

La identificación debe realizarse en el lugar justo en que se encuentre el activo, de esta manera es posible asignarle un área usuaria y el centro de costo contable del que forma parte. También se llevará un registro del estado físico de los activos.

Este inventario será útil para elaborar una base de datos inicial de los activos de la empresa.

Una vez iniciado el proceso, se divide en las siguientes etapas:

1.- Integración y rectificación del estado contable

El listado contable que posee la empresa debe ser revisado para la identificación individual de cada activo sin que su monto de depreciación acumulada y de inversión sean alterados, de esta manera contaremos con una base contable amplia y confiable para la conciliación.

2.- Inventario y plaqueo

Llenado de formatos (marca, modelo, serie, etc.).
Colocación de etiqueta o placa.
Asignación de número de activo.

3.- Conciliación con libros contables

La base de datos realizada al principio del proceso de control de activo fijo debe relacionarse con el costo de adquisición expresado en el documento contable con el que se adquirió. El objetivo de esta fase es asignar y corroborar los valores contables de cada activo identificado físicamente.

Procesos Enlistados de Control de Activo Fijo

I. Etapa de control de inventario de activo fijo

Requisitos: Se revisa la distribución de la industria, planta o empresa en la que se realizará el trabajo de control de activo fijo, esto dará pie a un plan de trabajo en el que donde se entregará un layout con una autorización previa y los activos y bienes controlables, la política de capitalización y el recorrido a la planta.
Inventario y plaqueo: Se tomarán en cuenta los inventarios existentes o bien se realizará el proceso de levantamiento de inventario, al igual que la colocación de placas y etiquetas a los activos de la empresa y se les asignará a cada activo un número.
Captura del inventario: Se realizará la captura de los datos en el layout autorizado, después se hará una revisión y corrección de los datos que sean necesarios, de esta forma se corrobora que todos los activos hayan sido ingresados al inventario, dando como resultado la base de datos física.
Cierre de etapa: El coordinador de la empresa realizará una revisión de manera aleatoria de los activos ingresados al sistema con el propósito de corroborar que estos se encuentren en la base de datos.

II. Etapa de integración Documental (Modificación de los listados contables con Soporte Documental

Acopio: Se reciben las facturas y el encapsulamiento del listado contable, se realiza la codificación de facturas y se entrega la carta con cuadros de valores por cuenta al igual que la carta de que se recibió la información.
Análisis y modificación del listado contable: Se realiza la búsqueda de aquellas facturas que se encuentren en el listado contable, la explosión de los registros contables de forma global y se enriquecerá el listado contable con la información obtenida de las facturas.
Cuadro comparativo: Este cuadro muestra un análisis de los registros contables localizados y aquellos que no estén, esto ayuda a realizar una toma de decisiones con el cliente sobre los registros que no se encuentren.
Cierre de etapa: Se genera una Base Final de Integración Contable, se firma la carta de aceptación de esta etapa entre los coordinadores.

III. Etapa de Conciliación físico contable

Requerimientos: Se toma en cuenta la base de datos obtenida del inventario al igual que la del listado contable.
Se realiza el proceso de conciliación físico- contable
Se analizan los tipos de conciliación: 100%, Simil y Conta
Se consideran los activos fijos que no se hayan conciliado (altas)
Se consideran los registros que no se hayan conciliado: las bajas y los pendientes.
Se realiza el primer reporte de conciliación (cuadros analíticos)
Se realiza la revisión de los pendientes que hayan quedado por conciliar
Cierre de etapa: Se toman decisiones sobre los pendiente que hayan quedado y se da el visto bueno al trabajo.

Objetivo e importancia del Control de Activo Fijo

Ya que no debe paralizarse la producción de la planta para que el administrador financiero considere el reemplazo del activo, esto tiene que darse según la vida útil del activo fijo, el responsable de la administración debe tomar las medidas necesarias, evaluando periódicamente el funcionamiento tecnológico, económico, funcional y hasta fiscal de cada uno de estos.

El tener personal cualificado que de reporte sobre los activos fijos que se cuentan en propiedad física y transitoria de la empresa es de vital importancia para tener una incorporación financiera a libros, y para toma de decisiones segun lo proporcionado en el reporte final. Las deficiencias de un mal control de activo fijo pueden atraer tanto perdidas económicas, como productivas y operativas.

Al no tener un correcto manejo de nuestra inversión estamos perdiendo uno de los mayores conductores de valor en nuestra organizacion, tambien tiene como ventaja medir la eficiencia administrativa que se tiene de manera interna bajo las posibles políticas de control de activo fijo que no se estuvieran cumpliendo adecuadamente.

Contactar con un expediente de facturas organizado
Dar de alta y baja sus activos
Poder identificar sus activos de manera sencilla
Conocer el Valor Histórico y Actual de sus Bienes
Identificación física fácil de sus activos
Análisis detallado del listado contable

¿Que es el Sistema de Control de Activo Fijo?

En la actualidad, existen muchos Softwares que permiten un control del Activo Fijo, el cual contempla todas las opciones descritas en el Manual de Procedimientos.

Gracias a la rapidez y facilidad que los softwares especializados en control de activo fijo brindan a las empresas, la gerencia administrativa o contable podrán mantener actualizado el sistema para que pueda ser consultado en cualquier momento.

Es importante que cada cierto tiempo la gerencia administrativa y contable realicen una revisión de la información del sistema a través de inventarios parciales o totales. Esto permitirá aplicar los ajustes necesarios para que el sistema se mantenga actualizado y no pierda su función.

Nuestro sistema cuenta con un modulo par cada una de las necesidades precedentes a estas inquietudes.

¿Qué debe contener la base de datos de un sistema de control de activos fijos?

La Base de Datos de un buen Sistema de Control de Activos Fijos, debe contener la siguiente información principalmente:

Código de Identificación física de cada activo
Código de Equipo y Modelo
Descripción amplia del activo
Fecha de adquisición
Documento contable de adquisición y número de registro contable
Area Usuaria a la que pertenece
Centro de Costo Contable al que pertenece
Costo de adquisición
Valor neto del activo
Estado actual
Depreciación Financiera
Empleado Responsable
M.O.I

Con estos datos, se podrá iniciar el Sistema de Control de Activos Fijos, el cual normalmente se contiene en nube aunque también se puede instalar en un desarrollo local.

Para tener actualizado el Sistema de Control de Activos Fijos, se debería efectuar los debidos registros de las operaciones en el Sistema por parte de nuestro equipo, aunque también puede ser gestionado por el cliente.

Para tener realmente el control de los activo fijos de la empresa, cualquier movimiento en relación a ellos deberá realizarse siguiendo un procedimiento en el que se indiquen:

Los documentos y campos a utilizar a cada movimiento del alta por activo
Integración de módulos requeridos por la empresa (administrativo, financiero/fiscal o de mantenimiento)
Adecuación con API de software intermedio, o desarrollo de requerimientos específicos por el cliente

Debido a que los activos fijos tienen permanencia dentro de la empresa y serán varias personas quienes hagan uso del sistema, es necesario que exista un manual de procedimientos que contenga los documentos y el diagrama de flujo de cada movimiento de los activos.

Módulos para automatizar procesos de Control de Activo Fijo:

Levantamiento de Inventario: Este apartado permite agregar todos los activos con lo que cuenta la empresa y que de esta forma estén condensados en un sólo archivo.
Entradas y Salidas: Permite a los usuarios tener el control adecuado de las entradas y salidas de inventario dentro de la plataforma y que de esta forma se tenga un registro adecuado.
Reporte de Historial de Cambios: La plataforma permite llevar un historial detallado de todos los cambios que se realizan en los activos de la compañía y que de esta forma los usuarios tengan conocimiento de estos.
Alertas de Mantenimiento: En caso de que los activos requieran mantenimiento el programa te avisará con anticipación.
Importación y Exportación de Bases de Activo Fijo: Si cuentas con una base de datos anterior en excel puedes realizar la importación de la misma y también si deseas bajar alguna base de datos del software la puedes descargar y utilizarla en el programa que prefieras.

Productos

Software Control de Activo Fijo

A través de soluciones variadas para los clientes se ha diseñado una herramienta integral para la administración del activo fijo denominada SAAF.

Placas de Código de Barras/Código QR

Como parte de las soluciones a ofrecer a los clientes, se cuenta con placas metálicas y etiquetas auto adheribles con códigos de barras y QR; nos ayudan para la fácil identificación de los activos, las cuales son aptas para cualquier tipo de ambiente.