Control Activo Fijo

ANEPSA es uno de los pioneros en Control de Activo Fijo en México. Ayudamos a alcanzar y mantener el control adecuado de los activos fijos de una empresa, proporcionando soluciones personalizadas y adecuadas a sus necesidades. Esto gracias a la amplia gama de herramientas y al equipo de expertos profesionales en la materia.

Empleamos un sistema de trabajo que hace posible administrar y mantener actualizados sus inventarios para poder obtener información técnica y verídica respecto a la vida física, contable y fiscal de los bienes de la empresa. Esto es posible a través de un software especializado, placas y etiquetas con códigos de barras y otras técnicas de control.

Existen preguntas que pueden indicarnos si necesitamos alguna de las etapas que contempla el control de activo fijo:

¿Sabe cuál es el Valor Actual de sus bienes?
¿Conoce la ubicación exacta y el estado físico de sus bienes?
¿Mantiene un control sobre los mismos?
¿Sabe si lo que tiene reportado en libros existe físicamente?
¿Tiene algún procedimiento de administración de activos fijos?

PROCESO DEL CONTROL ACTIVO FIJO Y ADMINISTRACION DE ACTIVO FIJO

Pre -Inicio del Control

Inspeccion fisica, solicitud de informacion e investigacion profunda de las politicas y distribucion de empresa para presentar plan de trabajo y herramientas que mejor se puedan integrar a la necesidad de la empresa que solicite nuestros servicios, dentro de estas existen diferentes niveles de necesidad.

Esto parte de lo completo y cíclico que se quiera tener en el control de sus activos, por lo cual se hara un paquete a la medida del cliente, las soluciones se integran en:

Inventario de Activo Fijo
Integracion de Activo Fijo
Concileacion de Activo Fijo
Valor Razonable Acivo Fijo IFRS – 13/ B – 17 I Propiedad, Planta y Equipo C -6 /IAS-16 I Activos de Larga Duracion C-15/ IAS-36
Software de Control de Activo Fijo

Inicio del control

El proceso de control de activo fijo se inicia mediante un inventario físico en el que se identifica físicamente todos los activos con una etiqueta, placa u otro medio de identificación.

La identificación debe realizarse en el lugar justo en que se encuentre el activo, de esta manera es posible asignarle un área usuaria y el centro de costo contable del que forma parte. También se llevará un registro del estado físico de los activos.

Este inventario será útil para elaborar una base de datos inicial de los activos de la empresa.

Una vez iniciado el proceso, se divide en las siguientes etapas:

1.- Integración y rectificación del estado contable

El listado contable que posee la empresa debe ser revisado para la identificación individual de cada activo sin que su monto de depreciación acumulada y de inversión sean alterados, de esta maneta contaremos con una base contable amplia y confiable para la conciliación.

2.- Inventario y plaqueo

Llenado de formatos (marca, modelo, serie, etc.).
Colocación de etiqueta o placa.
Asignación de número de activo.

3.- Conciliación con libros contables

La base de datos realizada al principio del proceso de control de activo fijo debe relacionarse con el costo de adquisición expresado en el documento contable con el que se adquirió. El objetivo de esta fase es asignar y corroborar los valores contables de cada activo identificado físicamente.

Procesos Enlistados de Control de Activo Fijo

Soporte documental (Conciliación de facturas vs registros contables)
Detalle del listado contable.
Inventario físico.
Plaqueo con código e identificador y/ o fotograbada.
Conciliación del inventario físico vs los registros en libros.
Emisión de vales de resguardo.
Actualización del Control de Activo Fijo.
Costo de adquisición
Valor neto del activo
De ser requierido uso de Sistema Operativo SAFF.

Objetivo e importancia del Control de Activo Fijo

Ya que no debe paralizarse la producción de la planta para que el administrador financiero considere el reemplazo del activo, esto tiene que darse según la vida útil del activo fijo, el responsable de la administración debe tomar las medidas necesarias, evaluando periódicamente el funcionamiento tecnológico, económico, funcional y hasta fiscal de cada uno de estos.

El tener personal cualificado que de reporte sobre los activos fijos que se cuentan en propiedad fisica y transitoria de la empresa es de vital importancia para tener una incorporacion financiera a libros, y para toma de decisiones segun lo proporcionado en el reporte final. Las deficiencias de un mal control de activo fijo pueden atraer tanto perdidas economicas, como productivas y operativas.

Al no tener un correcto manejo de nuestra inversión estamos perdiendo uno de los mayores conductores de valor en nuestra organizacion, tambien tiene como ventaja medir la eficiencia administrativa que se tiene de manera interna bajo las posibles políticas de control de activo fijo que no se estuvieran cumpliendo adecuadamente.

Contactar con un expediente de facturas organizado
Dar de alta y baja sus activos
Poder identificar sus activos de manera sencilla
Conocer el Valor Historico y Actual de sus Bienes
Identificacion fisica facil de sus activos
Analisis detallado del listado contable

¿Que es el Sistema de Control de Activo Fijo?

En la actualidad, existen muchos Softwares que permiten un control del Activo Fijo, el cual contempla todas las opciones descritas en el Manual de Procedimientos.

Gracias a la rapidez y facilidad que los softwares especializados en control de activo fijo brindan a las empresas, la gerencia administrativa o contable podrán mantener actualizado el sistema para que pueda ser consultado en cualquier momento.

Es importante que cada cierto tiempo la gerencia administrativa y contable realicen una revisión de la información del sistema a través de inventarios parciales o totales. Esto permitirá aplicar los ajustes necesarios para que el sistema se mantenga actualizado y no pierda su función.

Nuestro sistema cuenta con un modulo par cada una de las necesidades precedentes a estas inquietudes.

¿Qué debe contener la base de datos de un sistema de control de activos fijos?

La Base de Datos de un buen Sistema de Control de Activos Fijos, debe contener la siguiente información principalmente:

Código de Identificación física de cada activo
Código de Equipo y Modelo
Descripción amplia del activo
Fecha de adquisición
Documento contable de adquisición y número de registro contable
Area Usuaria a la que pertenece
Centro de Costo Contable al que pertenece
Costo de adquisición
Valor neto del activo
Estado actual
Depreciacion Financiera
Empleado Responsalbe
M.O.I

Con estos datos, se podrá iniciar el Sistema de Control de Activos Fijos, el cual normalmente se contiene en nube aunque también se puede instalar en un desarrollo local.

Para tener actualizado el Sistema de Control de Activos Fijos, se debería efectuar los debidos registros de las operaciones en el Sistema por parte de nuestro equipo, aunque también puede ser gestionado por el cliente.

Para tener realmente el control de los activo fijos de la empresa, cualquier movimiento en relación a ellos deberá realizarse siguiendo un procedimiento en el que se indiquen:

Los documentos y campos a utilizar a cada movimiento del alta por activo
Integración de módulos requeridos por la empresa (administrativo, financiero/fiscal o de mantenimiento)
Adecuación con API de software intermedio, o desarrollo de requerimientos específicos por el cliente

Debido a que los activos fijos tienen permanencia dentro de la empresa y serán varias personas quienes hagan uso del sistema, es necesario que exista un manual de procedimientos que contenga los documentos y el diagrama de flujo de cada movimiento de los activos.

Módulos para automatizar procesos de Control de Activo Fijo:

Levantamiento de Inventario
Entradas y Salidas
Reporte de Historial de Cambios

Productos

Software Control de Activo Fijo

A través de soluciones variadas para los clientes se ha diseñado una herramienta integral para la administración del activo fijo denominada SAAF.

Placas de Código de Barras/Código QR

Como parte de las soluciones a ofrecer a los clientes, se cuenta con placas metálicas y etiquetas auto adheribles con códigos de barras y qr; nos ayudan para la fácil identificación de los activos, las cuales son aptas para cualquier tipo de ambiente.