Control Activo Fijo

ANEPSA es uno de los pioneros en Control de Activo Fijo en M茅xico. Ayudamos a alcanzar y mantener el control adecuado de los activos fijos de una empresa, proporcionando soluciones personalizadas y adecuadas a sus necesidades. Esto gracias a la amplia gama de herramientas y al equipo de expertos profesionales en la materia.

Empleamos un sistema de trabajo que hace posible administrar y mantener actualizados sus inventarios para poder obtener informaci贸n t茅cnica y ver铆dica respecto a la vida f铆sica, contable y fiscal de los bienes de la empresa. Esto es posible a trav茅s de un software especializado, placas y etiquetas con c贸digos de barras y otras t茅cnicas de control.

Existen preguntas que pueden indicarnos si necesitamos alguna de las etapas que contempla el control de activo fijo:

  • 驴Sabe cu谩l es el Valor Actual de sus bienes?
  • 驴Conoce la ubicaci贸n exacta y el estado f铆sico de sus bienes?
  • 驴Mantiene un control sobre los mismos?
  • 驴Sabe si lo que tiene reportado en libros existe f铆sicamente?
  • 驴Tiene alg煤n procedimiento de administraci贸n de activos fijos?
control de activo fijo

PROCESO DEL CONTROL ACTIVO FIJO Y ADMINISTRACION DE ACTIVO FIJO

Pre -Inicio del Control

Inspecci贸n f铆sica, solicitud de informaci贸n e investigaci贸n profunda de las pol铆ticas y distribuci贸n de empresa para presentar plan de trabajo y herramientas que mejor se puedan integrar a la necesidad de la empresa que solicite nuestros servicios, dentro de estas existen diferentes niveles de necesidad.

Esto parte de lo completo y c铆clico que se quiera tener en el control de sus activos, por lo cual se hara un paquete a la medida del cliente, las soluciones se integran en:

Inicio del control

El proceso de control de activo fijo se inicia mediante un inventario f铆sico en el que se identifica f铆sicamente todos los activos con una etiqueta, placa u otro medio de identificaci贸n. 

La identificaci贸n debe realizarse en el lugar justo en que se encuentre el activo, de esta manera es posible asignarle un 谩rea usuaria y el centro de costo contable del que forma parte. Tambi茅n se llevar谩 un registro del estado f铆sico de los activos.

Este inventario ser谩 煤til para elaborar una base de datos inicial de los activos de la empresa.

Una vez iniciado el proceso, se divide en las siguientes etapas:

1.- Integraci贸n y rectificaci贸n del estado contable

El listado contable que posee la empresa debe ser revisado para la identificaci贸n individual de cada activo sin que su monto de depreciaci贸n acumulada y de inversi贸n sean alterados, de esta manera contaremos con una base contable amplia y confiable para la conciliaci贸n.

2.- Inventario y plaqueo

Llenado de formatos (marca, modelo, serie, etc.).
Colocaci贸n de etiqueta o placa.
Asignaci贸n de n煤mero de activo.

3.- Conciliaci贸n con libros contables

La base de datos realizada al principio del proceso de control de activo fijo debe relacionarse con el costo de adquisici贸n expresado en el documento contable con el que se adquiri贸. El objetivo de esta fase es asignar y corroborar los valores contables de cada activo identificado f铆sicamente.

control activo fijo2

Procesos Enlistados de Control de Activo Fijo

I. Etapa de control de inventario de activo fijo

  1. Requisitos: Se revisa la distribuci贸n de la industria, planta o empresa en la que se realizar谩 el trabajo de control de activo fijo, esto dar谩 pie a un plan de trabajo en el que donde se entregar谩 un layout con una autorizaci贸n previa y los activos y bienes controlables, la pol铆tica de capitalizaci贸n y el recorrido a la planta. 
  2. Inventario y plaqueo: Se tomar谩n en cuenta los inventarios existentes o bien se realizar谩 el proceso de levantamiento de inventario, al igual que la colocaci贸n de placas y etiquetas a los activos de la empresa y se les asignar谩 a cada activo un n煤mero. 
  3. Captura del inventario: Se realizar谩 la captura de los datos en el layout autorizado, despu茅s se har谩 una revisi贸n y correcci贸n de los datos que sean necesarios, de esta forma se corrobora que todos los activos hayan sido ingresados al inventario, dando como resultado la base de datos f铆sica. 
  4. Cierre de etapa: El coordinador de la empresa realizar谩 una revisi贸n de manera aleatoria de los activos ingresados al sistema con el prop贸sito de corroborar que estos se encuentren en la base de datos. 

II. Etapa de integraci贸n Documental (Modificaci贸n de los listados contables con Soporte Documental

  1. Acopio: Se reciben las facturas y el encapsulamiento del listado contable, se realiza la codificaci贸n de facturas y se entrega la carta con cuadros de valores por cuenta al igual que la carta de que se recibi贸 la informaci贸n. 
  2. An谩lisis y modificaci贸n del listado contable: Se realiza la b煤squeda de aquellas facturas que se encuentren en el listado contable, la explosi贸n de los registros contables de forma global y se enriquecer谩 el listado contable con la informaci贸n obtenida de las facturas. 
  3. Cuadro comparativo: Este cuadro muestra un an谩lisis de los registros contables localizados y aquellos que no est茅n, esto ayuda a realizar una toma de decisiones con el cliente sobre los registros que no se encuentren. 
  4. Cierre de etapa: Se genera una Base Final de Integraci贸n Contable, se firma la carta de aceptaci贸n de esta etapa entre los coordinadores. 

III. Etapa de Conciliaci贸n f铆sico contable

  1. Requerimientos: Se toma en cuenta la base de datos obtenida del inventario al igual que la del listado contable.聽
  2. Se realiza el proceso de conciliaci贸n f铆sico- contable聽
  3. Se analizan los tipos de conciliaci贸n: 100%, Simil y Conta聽
  4. Se consideran los activos fijos que no se hayan conciliado (altas)聽
  5. Se consideran los registros que no se hayan conciliado: las bajas y los pendientes.聽
  6. Se realiza el primer reporte de conciliaci贸n (cuadros anal铆ticos)聽
  7. Se realiza la revisi贸n de los pendientes que hayan quedado por conciliar
  8. Cierre de etapa: Se toman decisiones sobre los pendiente que hayan quedado y se da el visto bueno al trabajo.聽

Objetivo e importancia del Control de Activo Fijo

Ya que no debe paralizarse la producci贸n de la planta para que el administrador financiero considere el reemplazo del activo, esto tiene que darse seg煤n la vida 煤til del activo fijo, el responsable de la administraci贸n debe tomar las medidas necesarias, evaluando peri贸dicamente el funcionamiento tecnol贸gico, econ贸mico, funcional y hasta fiscal de cada uno de estos.

El tener personal cualificado que de reporte sobre los activos fijos que se cuentan en propiedad f铆sica y transitoria de la empresa es de vital importancia para tener una incorporaci贸n financiera a libros, y para toma de decisiones segun lo proporcionado en el reporte final. Las deficiencias de un mal control de activo fijo pueden atraer tanto perdidas econ贸micas, como productivas y operativas.

Al no tener un correcto manejo de nuestra inversi贸n estamos perdiendo uno de los mayores conductores de valor en nuestra organizacion, tambien tiene como ventaja medir la eficiencia administrativa que se tiene de manera interna bajo las posibles pol铆ticas de control de activo fijo que no se estuvieran cumpliendo adecuadamente.

  • Contactar con un expediente de facturas organizado
  • Dar de alta y baja sus activos
  • Poder identificar sus activos de manera sencilla
  • Conocer el Valor Hist贸rico y Actual de sus Bienes
  • Identificaci贸n f铆sica f谩cil de sus activos
  • An谩lisis detallado del listado contable

驴Que es el Sistema de Control de Activo Fijo?

En la actualidad, existen muchos Softwares que permiten un control del Activo Fijo, el cual contempla todas las opciones descritas en el Manual de Procedimientos.

Gracias a la rapidez y facilidad que los softwares especializados en control de activo fijo brindan a las empresas, la gerencia administrativa o contable podr谩n mantener actualizado el sistema para que pueda ser consultado en cualquier momento.

Es importante que cada cierto tiempo la gerencia administrativa y contable realicen una revisi贸n de la informaci贸n del sistema a trav茅s de inventarios parciales o totales. Esto permitir谩 aplicar los ajustes necesarios para que el sistema se mantenga actualizado y no pierda su funci贸n.

Nuestro sistema cuenta con un modulo par cada una de las necesidades precedentes a estas inquietudes.

驴Qu茅 debe contener la base de datos de un sistema de control de activos fijos?

La Base de Datos de un buen Sistema de Control de Activos Fijos, debe contener la siguiente informaci贸n principalmente:

  • C贸digo de Identificaci贸n f铆sica de cada activo
  • C贸digo de Equipo y Modelo
  • Descripci贸n amplia del activo
  • Fecha de adquisici贸n
  • Documento contable de adquisici贸n y n煤mero de registro contable
  • Area Usuaria a la que pertenece
  • Centro de Costo Contable al que pertenece
  • Costo de adquisici贸n
  • Valor neto del activo
  • Estado actual
  • Depreciaci贸n Financiera
  • Empleado Responsable
  • M.O.I

Con estos datos, se podr谩 iniciar el Sistema de Control de Activos Fijos, el cual normalmente se contiene en nube aunque tambi茅n se puede instalar en un desarrollo local.

Para tener actualizado el Sistema de Control de Activos Fijos, se deber铆a efectuar los debidos registros de las operaciones en el Sistema por parte de nuestro equipo, aunque tambi茅n puede ser gestionado por el cliente.

Para tener realmente el control de los activo fijos de la empresa, cualquier movimiento en relaci贸n a ellos deber谩 realizarse siguiendo un procedimiento en el que se indiquen:

  • Los documentos y campos a utilizar a cada movimiento del alta por activo
  • Integraci贸n de m贸dulos requeridos por la empresa (administrativo, financiero/fiscal o de mantenimiento)
  • Adecuaci贸n con API de software intermedio, o desarrollo de requerimientos espec铆ficos por el cliente

Debido a que los activos fijos tienen permanencia dentro de la empresa y ser谩n varias personas quienes hagan uso del sistema, es necesario que exista un manual de procedimientos que contenga los documentos y el diagrama de flujo de cada movimiento de los activos.

M贸dulos para automatizar procesos de Control de Activo Fijo:

  • Levantamiento de Inventario: Este apartado permite agregar todos los activos con lo que cuenta la empresa y que de esta forma est茅n condensados en un s贸lo archivo.
  • Entradas y Salidas: Permite a los usuarios tener el control adecuado de las entradas y salidas de inventario dentro de la plataforma y que de esta forma se tenga un registro adecuado.
  • Reporte de Historial de Cambios: La plataforma permite llevar un historial detallado de todos los cambios que se realizan en los activos de la compa帽铆a y que de esta forma los usuarios tengan conocimiento de estos.
  • Alertas de Mantenimiento: En caso de que los activos requieran mantenimiento el programa te avisar谩 con anticipaci贸n.
  • Importaci贸n y Exportaci贸n de Bases de Activo Fijo: Si cuentas con una base de datos anterior en excel puedes realizar la importaci贸n de la misma y tambi茅n si deseas bajar alguna base de datos del software la puedes descargar y utilizarla en el programa que prefieras.

Productos

Software Control de Activo Fijo

A trav茅s de  soluciones variadas para los clientes se ha dise帽ado una herramienta integral para la administraci贸n del activo fijo denominada SAAF.

Placas de C贸digo de Barras/C贸digo QR

Como parte de las soluciones a  ofrecer a los clientes, se cuenta con placas met谩licas y etiquetas auto adheribles con c贸digos de barras y QR; nos ayudan para la f谩cil identificaci贸n de los activos, las cuales son aptas para cualquier tipo de ambiente.

Lectores

Se suministra gran diversidad de equipos lectores de c贸digos de barras adecuados a las necesidades para la f谩cil identificaci贸n de sus activos.

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BOTON SAAF 1030x302 1
BOTON MAQUINARIA Y EQUIPO 1030x302 1

Algunos clientes de este servicio

Recurso 31
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aviacsa

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