I. Etapa de control de inventario de activo fijo

1. Requisitos: Se revisa la distribución de la industria, planta o empresa en la que se realizará el trabajo de control de activo fijo, esto dará pie a un plan de trabajo en el que donde se entregará un layout con una autorización previa y los activos y bienes controlables, la política de capitalización y el recorrido a la planta. 
2. Inventario y plaqueo: Se tomarán en cuenta los inventarios existentes o bien se realizará el proceso de levantamiento de inventario, al igual que la colocación de placas y etiquetas a los activos de la empresa y se les asignará a cada activo un número. 
3. Captura del inventario: Se realizará la captura de los datos en el layout autorizado, después se hará una revisión y corrección de los datos que sean necesarios, de esta forma se corrobora que todos los activos hayan sido ingresados al inventario, dando como resultado la base de datos física. 
4. Cierre de etapa: El coordinador de la empresa realizará una revisión de manera aleatoria de los activos ingresados al sistema con el propósito de corroborar que estos se encuentren en la base de datos. 

II. Etapa de integración Documental (Modificación de los listados contables con Soporte Documental

1. Acopio: Se reciben las facturas y el encapsulamiento del listado contable, se realiza la codificación de facturas y se entrega la carta con cuadros de valores por cuenta al igual que la carta de que se recibió la información. 
2. Análisis y modificación del listado contable: Se realiza la búsqueda de aquellas facturas que se encuentren en el listado contable, la explosión de los registros contables de forma global y se enriquecerá el listado contable con la información obtenida de las facturas. 
3. Cuadro comparativo: Este cuadro muestra un análisis de los registros contables localizados y aquellos que no estén, esto ayuda a realizar una toma de decisiones con el cliente sobre los registros que no se encuentren. 
4. Cierre de etapa: Se genera una Base Final de Integración Contable, se firma la carta de aceptación de esta etapa entre los coordinadores. 

III. Etapa de Conciliación físico contable

1. Requerimientos: Se toma en cuenta la base de datos obtenida del inventario al igual que la del listado contable. 
2. Se realiza el proceso de conciliación físico- contable 
3. Se analizan los tipos de conciliación: 100%, Simil y Conta 
4. Se consideran los activos fijos que no se hayan conciliado (altas) 
5. Se consideran los registros que no se hayan conciliado: las bajas y los pendientes. 
6. Se realiza el primer reporte de conciliación (cuadros analíticos) 
7. Se realiza la revisión de los pendientes que hayan quedado por conciliar
8. Cierre de etapa: Se toman decisiones sobre los pendientes que hayan quedado y se da el visto bueno al trabajo. 

Objetivo e importancia del Control de Activo Fijo

Ya que no debe paralizarse la producción de la planta para que el administrador financiero considere el reemplazo del activo, esto tiene que darse según la vida útil del activo fijo, el responsable de la administración debe tomar las medidas necesarias, evaluando periódicamente el funcionamiento tecnológico, económico, funcional y hasta fiscal de cada uno de estos.

El tener personal cualificado que de reporte sobre los activos fijos que se cuentan en propiedad física y transitoria de la empresa es de vital importancia para tener una incorporación financiera a libros, y para toma de decisiones según lo proporcionado en el reporte final. Las deficiencias de un mal control de activo fijo pueden atraer tanto perdidas económicas, como productivas y operativas.

Al no tener un correcto manejo de nuestra inversión estamos perdiendo uno de los mayores conductores de valor en nuestra organización, también tiene como ventaja medir la eficiencia administrativa que se tiene de manera interna bajo las posibles políticas de control de activo fijo que no se estuvieran cumpliendo adecuadamente.

En la actualidad, existen muchos Softwares que permiten un control del Activo Fijo, el cual contempla todas las opciones descritas en el Manual de Procedimientos.

Gracias a la rapidez y facilidad que los softwares especializados en control de activo fijo brindan a las empresas, la gerencia administrativa o contable podrán mantener actualizado el sistema para que pueda ser consultado en cualquier momento.

Es importante que cada cierto tiempo la gerencia administrativa y contable realicen una revisión de la información del sistema a través de inventarios parciales o totales, esto permitirá aplicar los ajustes necesarios para que el sistema se mantenga actualizado y no pierda su función.

Nuestro sistema cuenta con un módulo para cada una de las necesidades precedentes a estas inquietudes.

Software de gestión de activo fijo

Un software de gestión de activo fijo es una herramienta tecnológica diseñada para facilitar el control, seguimiento y administración eficiente de los bienes tangibles que una empresa posee y utiliza en sus operaciones comerciales, dichos programas están destinados a optimizar el ciclo de vida de los activos fijos, desde su adquisición hasta su disposición final, permitiendo el registro detallado de cada activo, su ubicación, estado, depreciación, mantenimiento, y otros aspectos relevantes, los sistemas ofrecen funcionalidades que ayudan a mejorar la precisión contable, la planificación del mantenimiento, la toma de decisiones estratégicas y el cumplimiento de normativas, facilitando una gestión más efectiva y transparente de los recursos de la empresa.

Existen softwares que permiten el control de una manera más detallada, donde toda la información de los activos de la empresa puede estar englobada en una sola plataforma, con el fin de visualizarla desde donde estés, con reportes detallados, tablas de amortización de cada uno de los activos y trazabilidad de salidas y entradas. SAAF es un software que puede ser muy útil en la gestión de activos fijos.

¿Qué debe contener la base de datos de un sistema de control de activos fijos?

La Base de Datos de un buen Sistema de Control de Activos Fijos, debe contener la siguiente información principalmente: