Administraci贸n de Activo Fijo

驴Qu茅 es la la Administraci贸n de Activo fijo, y por qu茅 es de real importancia para su empresa?

La Gesti贸n y/o Administraci贸n de Activo Fijo es un proceso metodol贸gico, el cual tiene como primordial objetivo poseer una base de datos cualitativos y cuantitativos de cada uno de los activos fijos pertenecientes a una entidad econ贸mica, sociedad y/o persona, de forma precisa y confiable con base en los siguientes pasos:

  1. Levantamiento Informativo del Activo e Inspecci贸n F铆sica
  2. Creaci贸n del listado contable con soporte documental
  3. Conciliaci贸n del inventario f铆sico 鈥 contable
administracion activo fijo

Es decir, es la secuencia de pasos que busca saber los detalles espec铆ficos, tanto en caracter铆sticas f铆sicas como contables de cada bien mueble o inmueble, de una entidad para su control.

Es de vital importancia para las empresas el gestionar y administrar sus activos fijos de manera que les permita tener al alcance informaci贸n sobre el pasado y presente de 茅sta, para, de ese modo, planear un mejor futuro en las inversiones que realicen a corto o a largo plazo.

De igual manera, una buena gesti贸n puede ayudar a evitar gastos innecesarios o no planeados. Por ejemplo: si el personal no puede localizar cierto activo o la empresa no contaba con la informaci贸n necesaria sobre el mismo y 茅ste se encuentra en mal estado, ser谩 necesario reemplazarlo.

Conforme tu empresa crece en valor, crece en activos fijos. El tener la 贸ptima administraci贸n de estos, optimiza tu empresa, dej谩ndote tiempo para que hagas m谩s negocio con tu negocio, para actualizaciones por normativas nacionales o internacionales. Para conseguirlo, debes hacer un inventario efectivo a trav茅s de un layout que permita conocer detalladamente el estado, caracter铆sticas y ubicaci贸n de tus activos; el 茅xito del inventario radica en su planeaci贸n y ejecuci贸n.

Una buena planeaci贸n contempla los elementos humanos (contar con la cantidad de personal debidamente capacitado como supervisores responsables y capturistas) y no humanos (estrategia, equipo de inventariado como esc谩ner, impresora de etiquetas con c贸digo de barras y un software adecuado).

Es aconsejable que exista un proceso de documentaci贸n sobre las pol铆ticas y procedimientos para la compra, venta, mantenimiento, registro, mejoras, bajas y transferencias de los activos fijos de la empresa, en la que se dispongan tambi茅n actualizaciones peri贸dicas. As铆 como instaurar mecanismos de administraci贸n internos para conocer siempre la existencia real del activo fijo y que esa informaci贸n pueda ser cotejada de forma contable en cualquier momento. Estos puntos son muy convenientes para lograr una adecuada gesti贸n y administraci贸n de los activos fijos.

驴Qu茅 Activos Fijos se pueden controlar?

Entendamos por Activos Fijo a los bienes tangibles que tienen por objeto el uso o goce de los mismos en beneficio de la entidad, la prestaci贸n de servicios y son adquiridos con el prop贸sito de no venderlos en el curso normal de la operaci贸n.

Las clases que los integran son:

  1. Terrenos: Todos aquellos que posea la empresa, ya sean urbanos o no.
  2. Construcciones en proceso.
  3. Edificios propios: Todo tipo de inmuebles que sean propiedad de la empresa tales como edificios, locales, pisos, etc.
  4. Instalaciones y mejoras a inmuebles arrendados.
  5. Maquinaria y equipo: Todas aquellas m谩quinas, veh铆culos industriales y herramientas necesarias para el funcionamiento diario de la empresa.
  6. Equipo de operaci贸n.
  7. Muebles y enseres.
  8. Equipo de c贸mputo.
  9. Equipo de transporte: Todos los medios de transporte propiedad de la empresa que sean utilizados para personas, animales o mercanc铆a.
  10. Equipos controlables.
  11. Equipo arrendado/comodato.

Etapas para la Gesti贸n y Administraci贸n de Activos Fijos

Levantamiento Informativo del Activo e Inspecci贸n F铆sica

  • Realizado en cada una de las ubicaciones de la compa帽铆a donde se encuentren activos fijos que se puedan gestionar.

Creaci贸n del listado contable con soporte documental

Creaci贸n de una base anal铆tica partiendo de la base de contabilidad del activo fijo que tenga registrado su empresa enriqueci茅ndola con informaci贸n de facturas, ordenes de compras y cualquier soporte documental que pudiesen tener relacionado a la adquisici贸n de cada uno de los activos fijos registrados.

Conciliaci贸n del inventario f铆sico 鈥 contable

Creaci贸n de una base anal铆tica que contenga la conciliaci贸n de los activos fijos registrados en contabilidad contra el inventario f铆sico registrado, teniendo como punto de partida la informaci贸n generada en las etapas antes mencionadas; generando un reporte ejecutivo que contiene la informaci贸n detalla de los activos localizados y no localizados, tanto contables como f铆sicos.

Hombre recopilando informaci贸n sobre los activos de la empresa.
Contador realizando un listado contable de los activos fijos.
Reporte ejecutivo de activos fijos localizados y no localizados.

Importancia de la Administraci贸n del Activo Fijo

Cada activo deber铆a tener su identificaci贸n 煤nica que lo distinga f铆sicamente de los dem谩s. Podemos entonces preguntarnos:

  • Los Activos Fijos de manera individual tienen alguna identificaci贸n f铆sica?
  • Cu谩l es el estado f铆sico de dichos activos? 驴Se encuentran en uso o da帽ados?
  • Se puede dar de baja f谩cilmente los activos?
  • Se encuentran respaldados con un contrato de mantenimiento o dentro de una garant铆a? Recordemos que podemos estar pagando impuestos por bienes que no tenemos o que no est谩n en uso ya en la compa帽铆a.
  • Se reportan los cambios de ubicaci贸n de los Activos Fijos?
  • Se conoce la ubicaci贸n f铆sica exacta de cada activo?
  • Se sabe qu茅 activos tiene cada usuario, y si se hace responsable de los mismos?
  • 驴Existen en su empresa pol铆ticas sobre el Control de Activos Fijos?

Es fundamental que como representante de una empresa tengas en cuenta que vale la pena trabajar en un buen sistema de gesti贸n y administraci贸n de activo fijo, pues esto se traduce en mejoras financieras, fiscales y de producci贸n. Saber c贸mo administrar los recursos que ya posee tu empresa es una estrategia que te permitir谩 aprovecharlos al m谩ximo, da resultados a corto plazo y tiene una duraci贸n prolongada.

Realizado mediante el diagn贸stico de la situaci贸n actual de los activos fijos propiedad y su empresa, nuestra asesor铆a incluye las siguientes actividades:

  • En el desarrollo de nuestros estudios de activo fijo realizamos la identificaci贸n de los bienes agrup谩ndolos por unidad generadora de efectivo que es base para la aplicaci贸n del Bolet铆n C-15 Deterioro de Activos de Larga Duraci贸n e involucramos la segregaci贸n de los activos fijos por componentes para la aplicaci贸n de la NIF C-6 Propiedad, Planta y Equipo.
  • Tambi茅n podemos soportar o brindar apoyo como Outsourcing para establecer controles de calidad tanto por monitoreo continuo, como tambi茅n por creaci贸n de Manual de Pol铆ticas de Control de Activo Fijo.

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