10 Puntos Control de Inventario de Activo Fijo
¿Qué es un activo fijo?
Los activos fijos son aquellos bienes muebles, inmuebles e intangibles que ayudan a que la empresa trabaje de forma adecuada por lo que son indispensables y no podrían ser destinados a la venta.
Es importante que se lleve un control de inventarios de los activos fijos ya que sirve para cuantificar y especificar los aspectos generales, específicos y características que tienen los activos fijos o no corrientes de una empresa.
Además este proceso ayudará a facilitar los procesos de auditorías y reducir el tiempo que toma llevarlas a cabo, también será útil para realizar los cambios necesarios que haya que hacer en la empresa.
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¿Cómo se hace el control de inventarios?
Una de las formas más adecuadas de realizar el inventario de activo fijo es de acuerdo al criterio de la Unidad Mínima Indivisible en la cual se definen los accesorios e instalaciones menores y la maquinaria integrada por el equipo, no se deben incluir aquellas refacciones o partes que no han sido colocadas.
Consta de cinco etapas básicas:
1.- Inicio: Reunión de información, inspección física y presentación de plan de trabajo.
2.- Pre-inicio: Inventario físico.
3.- Integración y rectificación del estado contable: Revisión del estado contable, identificación individual de cada activo.
4.- Inventario y plaqueo: Llenado de formatos con toda la información de los activos y aplicación de placa o etiqueta de identificación.
5.-Conciliación con libros contables: Relacionar la base de datos realizada al principio del proceso con el costo de adquisición que se muestra en el documento contable correspondiente.
¿Quiénes deben realizar los inventarios de activo fijo?
Es importante que todas aquellas empresas que cuentan con bienes muebles, inmuebles e intangibles que se deben estar reemplazando de manera constante realicen este tipo de inventarios ya que, con esto, podrán conocer de una forma certera la devaluación, estado y ubicación de los activos.
Por esto es recomendable que la industria hotelera, las empresas, los fondos de inversión e incluso PyMES realicen este tipo de inventarios, apoyados de expertos o de un sistema de control de inventarios.
¿Qué información se captura en el control de inventario de activo fijo?
Para que un inventario se haga de forma adecuada hay ciertos elementos que se deben tomar en cuenta, entre ellos:
- Nombre que describe al activo y características específicas de cada elemento.
- Centro de Costos
- Número de Activo
- Número de Placa Anterior (Si lo tiene)
- Número de serie
- Estado de conservación (bueno, regular y/o malo)
- Marca
- Modelo
- Ubicación
10 Puntos para el Control de Inventarios de Activo Fijo
Tomando en cuenta la información anterior, es imprescindible seguir los siguientes pasos para lograr el mejor aprovechamiento de los activos fijos y contar con información fiable que sea de utilidad para la toma de decisiones de la empresa.
1.- De ser posible, realizar el control de inventarios bajo el criterio de la Unidad Mínima Indivisible.
2.- No incluir en el inventario refacciones o partes que no han sido añadidas.
3.- Realizar inventarios y/o actualizaciones constantes para que la información de la devaluación, estado y ubicación de los activos sea confiable en el momento en que sea consultada.
4.- Incluir la información completa de cada activo.
5.- Si la empresa no cuenta con un área específica para realizar el control de inventarios, solicitar el servicio a una empresa externa con experiencia en esa tarea.
6.- Hacer uso de software especializado, placas y/o etiquetas de identificación de los activos fijos para facilitar el control de inventarios.
7.- Capacitar al personal en la utilización del software especializado y en la importancia del control de inventarios.
8.- Implementar el uso de vales de resguardo para tener pleno conocimiento de qué empleado es responsable de qué activo y, de esta manera, evitar pérdidas.
9.- Hacer uso de la base de datos cuando sea necesario tomar decisiones en cuanto a gastos de reparación o renovación de los activos, de esta manera las decisiones estarán sustentadas.
10.- Mantener organizados los registros contables contables, ya que el inventario se sustenta en la conciliación de ambos.
El tener el control del inventario ayudará a muchos aspectos de tu empresa, si ya estás listo para implementar esto en tu organización ANEPSA está para ayudarte, solo necesitas ponerte en contacto con nosotros.
