¿Cómo se realiza el inventario físico y control de activo fijo en la empresa?


Nombre Autor
Francisco Xavier García Nava

Ingeniero Mecánico / Valuador

inventario

Para una empresa es importante conocer y tener la certeza del número de objetos electrónicos, maquinaria, muebles y otras cosas que están dentro de la compañía, ya que, a todo esto se le conoce como activo fijo. 

El activo fijo son todas las cosas que están siendo utilizadas por la empresa y que no pueden ser vendidas, por lo que su uso es indispensable para la empresa y es importante conocer el estado en el que se encuentra, al igual que donde se ubica el activo. 

A continuación te daremos una serie de recomendaciones que permitirán que tu empresa pueda llevar un control o inventario de activos fijos de forma ordenada y adecuada.

¿Sabes todo lo que hay en tu empresa?

Un inventario físico debe ser al 100%, e involucra a  todos los activos fijos que se encuentren en la ubicación, bajo una base de pared a pared (wall to wall), recuerda que debes de tomar en cuenta todo, desde dispositivos electrónicos, hasta los muebles que haya dentro de la empresa.

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¿Tienes orden al momento de hacer inventario?

Para el registro de los activos fijos, es obligatorio registrar los siguientes datos: número de inventario, descripción del activo con sus características completas, marca, modelo, serie, número económico, estado físico, edad, ubicación, status de uso, cuenta de activo y país de fabricación.

También es recomendable que todos estos datos los tengas condensados en un sólo sitio para que no estén regados y no pierdas alguno, ya que te servirán para ir actualizando la base datos cada vez que realices el inventario. 

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¿Cómo marcar el activo de la empresa?

Los métodos para inventariar al activo son desde scanner electrónico con software especializado, hasta hojas de trabajo para inventario en campo, en primera instancia. 

Otro de los métodos que se está utilizando actualmente para realizar inventario son las etiquetas de código QR, ya que permiten almacenar una mayor cantidad de datos en ellas y hacen el inventario o control de activos más sencillo. 

Es necesario llevar un registro separado de los activos que no puedan ser etiquetados, por sus características físicas o por no estar a la vista.

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¿Sabes como estar en áreas de riesgo?

Es imprescindible tener cuidado con las áreas especiales, como laboratorios, cuartos de limpieza, espacios confinados, áreas de riesgo biológico o de radioactividad, etc. Para estos casos mantente atento de las medidas de seguridad que haya en cada sitio y maneja él instrumental con cuidado, en caso de estar en un área de riesgo biológico recuerda desinfectar todo el equipo que uses y atender las medidas de higiene. 

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¿Qué hacer con activos que no pertenecen a la empresa?

También es necesario solicitar una relación de activos fijos que no pertenecen a la empresa, que puedan estar bajo arrendamiento o que hayan sido donados. Así mismo se requiere saber si existen activos que hayan sido traspasados, transferidos, vendidos o dados de baja del activo fijo, para tomarlo en consideración.

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¿Qué hacer si no aparece un activo fijo?

Si un activo no es localizado durante el inventario físico, deberá ser localizado lo antes posible y registrarlo en un reporte especial de incidencias, más si se tiene la evidencia de que pudo ser robado.

Realizar una revisión constante de los activos te permitirá conocer y saber con certeza cuales son aquellos con los que se cuenta, para que puedas saber cuando algo falta o no está en su sitio. 

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Dale importancia a la clasificación de los activos fijos

Es importante tomar en cuenta al momento de hacer el inventario la cuenta del activo, ésto es, la clasificación por tipo de activo, mobiliario y equipo de oficina, equipo de cómputo, herramientas, maquinaria, equipo de transporte, instrumental y equipo de laboratorio, etc, porque cada activo debe inventariarse de forma especial debido a sus características, datos de placa, capacidades y áreas de trabajo.

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Pregunta por los lineamientos dentro de la empresa

Es importante que la empresa proporcione sus lineamientos y políticas de activos fijos, cada empresa considera a los activos de distinta forma, principalmente de acuerdo al costo de adquisición del activo y la fecha de capitalización.

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¿Cuál es la forma más adecuada de inventariar el activo fijo?

Existen situaciones donde la toma del inventario de un activo se vuelve compleja debido a las características del propio activo, por ejemplo, en el caso de una línea de manufactura capitalizada como un sólo activo, pero que físicamente se encuentra dividida en varias secciones de maquinaria correspondientes a distintos procesos y funciones. En este caso, sería conveniente hacer un desglose de las distintas secciones e integrarlas en un solo registro pero manteniendo su independencia unitaria.

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¿Conviene usar un software de administración de activo fijo?

El software para administrar activos fijos tiene como objetivo primordial rastrear y controlar los activos a lo largo de su vida útil, desde el momento de su adquisición hasta el momento que se dan de baja del sistema, registrando incidencias o cambios en las características o mantenimiento de los activos. Es un auxiliar para la toma de decisiones orientado a coadyuvar a los máximos rendimientos del negocio y a hacer los cierres del mes más rápidos y eficientes.

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