Inventario De Activos Fijos ¿Qué es?

¿Qué son los activos fijos?

Los activos fijos son los bienes de una empresa, ya sean intangibles o tangibles que no pueden ser convertidos en líquido a corto plazo y que usualmente son necesarios para que funcione la empresa y no sean destinados a la venta.

Los activos fijos también se clasifican en tres grupos:

Tangible, elementos que pueden ser tocados, tales como los terrenos, los edificios, la maquinaria, etc.
Intangible, que incluye cosas que no pueden ser tocadas materialmente, tales como los derechos de patente, etc.
Las inversiones en compañías.

¿Qué es el inventario de activos fijos?

El Levantamiento e inventario de Activos Fijos es el proceso de cuantificación de los activos fijos o activos no corrientes de una empresa y sus características generales y/o específicas, se puede tomar como ejemplo de activo fijo las oficinas de la empresa, el equipo de cómputo, equipo de transporte, equipo de laboratorio y todo aquello que permanece dentro o fuera de las instalaciones.

Un inventario será de mucho mayor calidad si es realizado de acuerdo al criterio de la “Unidad Mínima Indivisible”, que es entendida como “aquella unidad de maquinaria integrada por el equipo propiamente dicho, accionado por un determinado mecanismo o transmisión, seguido, en su caso, de equipos o instalaciones menores, así como su ingeniería, directamente relacionados con este equipo, como son: instalaciones de ingeniería civil, mecánica, eléctrica, bombas, válvulas, tuberías, instrumentos, etc., y que por lo tanto, definan una capacidad productiva, no se deben incluir aquellas refacciones o partes no instaladas, cuando estas se encuentren formando parte del almacén de refacciones o hayan sido ya cargadas a resultados.” Boletín 11-18 CNBV

¿Para qué sirve el inventario de activo fijo?

El Inventario de Activo Fijo nos permite controlar y medir los activos de forma eficiente, así mismo, se compara con los registros contables o libros; y se constata el patrimonio de la empresa para una correcta validación por distintos fines:

Propósitos Administrativos	Propósitos Financieros
Administrativos o Identificación Correcta de Activos	Avaluo de Seguros
Control de Activo Fijo	Valuación de Activo Fijo
	Valuación por C – 6 y C – 15

Así como elevar el retorno de la inversión puesta en los activos y evitar gastos innecesarios, ya que al conocer específicamente el estado de cada uno, la empresa conoce el momento adecuado para invertir en un activo nuevo.

El correcto levantamiento de inventario de activos fijos, ayuda a tener un respaldo del estado actual de la empresa, lo cual es también muy útil en situaciones de fusión, escisión, contratación de un seguro que cubra todos los activos, obtención de préstamos bancarios, cubrir requisitos de licitaciones o crear planes de optimización y gestión.

¿Qué activos fijos se pueden controlar?

Los activos pueden variar ampliamente dependiendo de las características específicas de cada empresa:

Terrenos: Todos aquellos que posea la empresa, ya sean urbanos o no.
Construcciones en proceso.
Edificios propios: Todo tipo de inmuebles que sean propiedad de la empresa, tales como edificios, locales, pisos, etc.
Instalaciones y mejoras a inmuebles arrendados.
Maquinaria y equipo: Todas aquellas máquinas, vehículos industriales y herramientas necesarias para el funcionamiento diario de la empresa.
Equipo de operaciones.
Muebles y enseres.
Equipo de cómputo.
Equipo de transporte: Todos los medios de transporte propiedad de la empresa que sean utilizados para personas, animales o mercancía.
Equipos controlables.
Equipo arrendado/comodato.

¿Qué información se captura en el inventario de activo fijo?

El inventario de activo fijo tendrá como finalidad recabar la siguiente información:

Nombre descriptivo y características específicas
Centro de costos
Número de activos
Número de placa anterior (si lo tiene)
Estado de conservación (bueno, regular y/o malo)
Marca
Modelo
Número de serie
Ubicación

Tipos de inventario de activo fijo

Algunos tipos de inventario de activos fijos son:

Inventario sin código (se identifica cada inmueble o bien con los siguientes datos: nombre, marca, entre otros y es ordenado según los procesos internos de la empresa o en base de datos)
Inventario codificado
Gestión de inventario
Identificación técnica (marca, serie si existe, nombre, entre otros)
Ubicación física del bien dentro del inmueble o propiedad.
Estado de conservación de cómo se encuentra el inmueble.
Valor
Levantamiento fotográfico de cada elemento
Codificación de cada elemento puesto en el inventario de una base de datos, mediante etiqueta convencional o placa

¿A quién va dirigido el inventario de activo fijo?

Las empresas a las que puede ir dirigido son:

Empresas
Cadenas hoteleras
Fondos de inversión
Particulares

¿Por qué es importante mantener actualizado el inventario de activo fijo?

Si ya cuentas con un inventario de Activos Fijos, es importante que lo actualices periódicamente. Tanto para conservar y fomentar la organización dentro de la empresa, como para tener conciencia del estado de todos los activos dentro de ella. De este modo puedes tener pleno conocimiento de la devaluación de los activos y la ubicación de los mismos.

Llevar un control periódico del inventario puede ayudar a tomar buenas decisiones dentro de la empresa, reducir gastos si es necesario y prevenir pérdidas. Es por ello que es importante desarrollar un levantamiento de inventario de activos fijos, eficiente, preciso y confiable.

¿Cómo afecta un mal inventario de activo fijo?

Mal reabastecimiento de activos.
La disponibilidad y el nivel de servicio disminuye.
Visibilidad errónea entre la producción de la empresa y la compra de activos.
Existe merma o faltante de ciertos activos

Todos estos factores representan un riesgo para la gestión de la empresa y conducen a la mala toma de decisiones.

Preguntas clave para saber si necesitas un inventario:

¿Sabes dónde están los activos fijos de tu empresa?	¿Sabes en que momento brindarles mantenimiento?
¿Conoces su estado?	¿Puedes controlar los ingresos y salidas de los activos fijos?
¿Sabes quién es el responsable de estas tareas?	¿Mantienes actualizada la base de datos de tus activos?

Si no puedes contestar certeramente estas preguntas, contáctanos. Recuerda que no tienes control sobre aquello que no tienes conocimiento. Toma el control hoy.