¿Qué es la auditoría de activos fijos?

Al tener una empresa es importante conocer cuales son los activos que existen en ella, por ello es importante que, de forma constante, se realice una auditoría, la cual es el conteo y captura de información de muebles, maquinaria y equipo electrónico que se tiene. 

Hacer esto ayudará a conocer el estado de los activos y tomar decisiones importantes sobre ellos, como venta o reposición, además de tener la certeza de lo que existe dentro de la empresa 

¿Para qué sirve la auditoría de activos fijos?

Un procedimiento de auditoría para activos fijos debe efectuarse para los activos que se espera duren más de un año, tales como terrenos, construcciones, maquinaria, equipo etc. Los activos fijos son recursos esenciales para un negocio ya que se usan de forma constante y no pueden ser vendidos de manera inmediata.  

¿Cada cuánto tiempo debe efectuarse la auditoría de activos fijos? 

Una auditoría a los activos debe efectuarse una vez al año para tener un registro actualizado de los activos fijos de una forma apropiada, que esté detallada y que nos permita darnos cuenta del estado en el que se encuentra el activo.

Si no existe tal control o registro de activos fijos, se tendrá que pagar una gran cantidad de dinero debido a la falta de documentación, pérdida de información o traslado de activos, lo cual afecta al negocio.

En las auditorías de activos fijos se registra la información completa del activo, a través de placas, etiquetas o códigos QR e incluyen datos como marca, modelo, serie, fecha de compra, bitácora de mantenimiento, etc.

¿Cuál es la metodología para realizar una auditoría de activos fijos? 

El procedimiento para una auditoria de activos fijos comprende la siguiente información:

• Toda la información como la descripción del activo, clasificación, ubicación, cantidad, monto de adquisición, fecha de adquisición, detalles de revaluación, tasa de depreciación, depreciación acumulada, depreciación para el año actual, toda esta información es requerida para reportarla en el registro del activo.
• Descripción de marca, modelo y serie.
• Cálculo correcto de la depreciación.
• Etiquetado apropiado.
• Documentación de movimientos del activo.

¿Cómo se hace la auditoría de activos con un software de administración de activos?

Un procedimiento de auditoría de activos fijos incluye el uso de tecnología de código de barras o código QR, el cual realiza un escaneo para hacer la verificación de activos de una forma eficiente y simple. También permite crear cualquier reporte, contabilidad o cualquier reporte conforme a la jurisdicción internacional cuando se requiera.

La auditoria de activos fijos asegura que los activos se encuentren en su ubicación real, esto ayuda a crear una hoja de balance que asegure una conformidad regulatoria y un mejor control interno, además estos formatos y módulos dentro de las hojas de balance pueden ser editadas con base a las necesidades de cada empresa. 

Una auditoria de activos fijos permite emitir un reporte completo con una metodología exhaustiva de revisión de los activos de la empresa, por eso se requiere un sistema de administración de los activos fijos que permita tener eficiencia en el procedimiento de auditoría, ya que este software de activos fijos permitirá que el usuario anexe fotografías, facturas y documentos, además de que se podrá tener un acceso al historial del activo que se está revisando. 

Tener un software de control de activos también permitirá que la empresa reciba alertas de mantenimiento cuando la maquinaria vaya a requerir y también controlar las órdenes de trabajo y en caso de que requiera el cambio de piezas hacer la gestión a través de la plataforma. 

¿Cuáles son los fraudes con el manejo de los activos fijos?

El principal problema al que se pueden llegar a enfrentar las empresas es a la malversación de los activos que hay en ella, esto engloba una gran variedad de mal uso o robo de los activos y pueden afectar o arrojar números rojos dentro de las auditorías que se estén realizando, por este motivo es importante identificar de dónde proviene el problema. 

Algunas de las causas pueden ser: 

• Pago de facturas a proveedores inexistentes, lo que deriva en un desvío de fondos dentro de la empresa. 
• Que los activos de la empresa se estén sacando sin autorización y para uso personal. 
• Que se realicen facturas por bienes o servicios que no se hayan realizado. 
• Que se haga un reclamo falso por bienes dañados o que se entreguen en mal estado. 
• Que se realice el robo de los activos que hay dentro de la empresa. 

Para poder identificar estas problemáticas es importante realizar de manera constante la auditoría de los activos dentro de la empresa, cuidando que toda la información se encuentre en orden y de preferencia en un sólo lugar, con un correcto etiquetado y control de los activos que entran y salen de la empresa, así como el estado en el que se encuentran. 

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