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¿Qué es el Compliance?
El término “Compliance” se refiere al conjunto de procedimientos, normas y prácticas que las organizaciones adoptan para identificar, evaluar y gestionar los riesgos legales y operativos. El objetivo principal del Compliance es establecer mecanismos internos efectivos que prevengan, controlen y respondan a situaciones de riesgo que puedan comprometer la estabilidad y continuidad de la organización.
Hoy en día, el Compliance ha evolucionado de una opción voluntaria a un requisito esencial para muchas empresas, debido a la expansión del marco legal global y al aumento en la rigurosidad regulatoria. Este enfoque proactivo y preventivo no solo asegura el cumplimiento de las obligaciones legales, sino que también protege a la empresa contra sanciones y daños a su reputación.
Aunque el concepto de Compliance no es nuevo, su importancia ha crecido considerablemente debido al endurecimiento de las sanciones y la evolución de la legislación internacional. Las normativas actuales destacan la necesidad de implementar medidas preventivas para garantizar el cumplimiento, posicionando al Compliance como una herramienta fundamental en la gestión empresarial moderna.
En esencia, el Compliance, también conocido como cumplimiento normativo, busca la implementación de programas que promuevan el respeto a las leyes y regulaciones. Su función es prevenir comportamientos irregulares tanto dentro de la organización como por parte de sus empleados, evitando así la responsabilidad penal de la persona jurídica.
Objetivos del Compliance
La principal finalidad de implementar un programa de Compliance es alinear los objetivos corporativos con los requerimientos legales tanto a nivel nacional como internacional. Esto implica regular las operaciones internas de la empresa para que cumplan con los estándares y códigos diseñados para garantizar dicho cumplimiento.
El Compliance es una función dinámica que debe adaptarse constantemente a un marco regulatorio en expansión y creciente complejidad. Para enfrentar estos desafíos, los sistemas de gestión del Compliance se estructuran en torno a tres pilares fundamentales:
- Prevención
En esta fase, el objetivo es dotar a la empresa con las herramientas necesarias para evitar la comisión de delitos. Se establecen procedimientos para asegurar el cumplimiento legal, integrándolos en el comportamiento diario de los empleados. Las tareas clave en esta fase incluyen:- Identificación y evaluación de riesgos, a menudo mediante auditorías de Compliance.
- Diseño e implementación de protocolos y procedimientos, incluyendo un canal de denuncias interno obligatorio.
- Orientación y apoyo a las diferentes áreas de la empresa.
- Fomento de un tono ético desde la alta dirección y los consejeros.
- Sensibilización y capacitación de toda la organización.
- Desarrollo de políticas de contratación y promoción.
- Detección y Reporte
En esta fase, se identifican posibles incumplimientos y se informa al órgano responsable para que tome las medidas adecuadas. Esta fase es crucial ya que la empresa puede ser considerada responsable por delitos cometidos debido a la omisión de sus deberes de supervisión, vigilancia y control. La empresa puede eximirse de responsabilidad si demuestra que ha implementado medidas de vigilancia y control efectivas. Las actividades en esta fase incluyen:- Vigilancia y control del cumplimiento del modelo de prevención.
- Comunicación de hallazgos al Consejo de Administración.
- Medición y evaluación del desempeño del sistema de Compliance.
- Resolución
En caso de incumplimiento, el Compliance corporativo se encarga de mitigar o compensar el impacto de las acciones indebidas. Para ello, se deben:- Establecer recomendaciones y medidas para resolver incidentes, corregir deficiencias y prevenir su recurrencia.
- Aplicar sanciones de acuerdo con el sistema disciplinario establecido.
- Revisar y ajustar el modelo de Compliance para corregir fallos detectados o adaptarse a cambios en la empresa o en la regulación.
¿Por qué es necesario?
El entorno legislativo en el que operan las empresas se ha vuelto cada vez más complejo y extenso. La intensificación del escrutinio por parte de las autoridades y organismos regulatorios ha incrementado significativamente el impacto de las regulaciones.
A raíz de los recientes escándalos corporativos y el creciente interés social en la ética empresarial, un número creciente de organizaciones, tanto públicas como privadas, están adoptando estándares éticos y legales como parte integral de sus protocolos de buen gobierno. Estos estándares ya no son opcionales; su cumplimiento se ha convertido en un imperativo.
Los riesgos que deben ser gestionados incluyen daños a la reputación, sanciones financieras severas, pérdidas de contratos o la exclusión de oportunidades de licitación y subvenciones públicas. Estos riesgos subrayan la importancia de una gestión proactiva del cumplimiento.
Cumplir con las obligaciones legales puede parecer una mera formalidad administrativa, pero limitarse a cumplir con los requisitos mínimos puede llevar a la pérdida de oportunidades valiosas. Entender a fondo las normativas que rigen tu negocio no solo asegura el cumplimiento continuo, sino que también permite capitalizar oportunidades y mejorar la posición competitiva de la empresa.
¿Qué beneficios aporta la implementación de Compliance en las Pymes?
- Impulso del Crecimiento Empresarial: Garantizar el cumplimiento normativo refuerza la confianza de clientes, empleados y proveedores en tu empresa. Esta confianza incrementa la reputación de la organización, facilitando así el crecimiento del negocio y la expansión de la base de clientes.
- Reducción de Riesgos Legales: El cumplimiento normativo minimiza el riesgo de enfrentar multas, sanciones, conflictos laborales, demandas o incluso el cierre de la empresa. Aunque el incumplimiento puede resultar en advertencias y oportunidades para corregir fallos, en otros casos, puede conllevar sanciones significativas. Adoptar medidas proactivas de Compliance ayuda a evitar estos problemas y a proteger la estabilidad legal de la empresa.
- Mejora en las Operaciones y la Seguridad: Implementar reglas sobre discriminación y acoso contribuye a un ambiente de trabajo más saludable, lo que puede resultar en una mayor productividad. Además, adherirse a las normativas de seguridad previene accidentes laborales, incendios y situaciones de emergencia, lo que protege la rentabilidad y la continuidad operativa de la empresa.
- Fortalecimiento de la Imagen Corporativa: Cumplir con las obligaciones legales ofrece la oportunidad de resaltar estos logros en tu sitio web y materiales de marketing. Por ejemplo, al publicar anuncios de empleo, puedes destacar que tu empresa promueve la igualdad de oportunidades. Además, al reclutar nuevos empleados, puedes subrayar el compromiso con la seguridad y el bienestar, mencionando políticas como licencias prolongadas por maternidad y paternidad.
¿Cómo implementar Compliance en una empresa o Pyme?
Para desarrollar e implementar eficazmente un Plan de Compliance, se deben seguir una serie de pasos esenciales que aseguren la creación de un sistema robusto y efectivo. Estos pasos incluyen:
- Diseño de Protocolos y Estrategias
- Establecimiento de Protocolos: Crear procedimientos detallados para la identificación, prevención y gestión de riesgos legales y operativos.
- Desarrollo de Estrategias: Definir estrategias claras para la detección de riesgos y la implementación de medidas preventivas.
- Revisión y Actualización: Realizar revisiones periódicas del plan para asegurar su eficacia y adaptarlo a nuevas normativas y situaciones emergentes.
- Asignación de Responsabilidades
- Nombramiento de un Responsable de Compliance: Designar a un profesional o equipo encargado de garantizar el cumplimiento normativo y la supervisión del Plan de Compliance.
- Establecimiento de Canales de Comunicación: Implementar canales internos de comunicación y denuncia para facilitar la prevención y el reporte de posibles delitos o incumplimientos.
- Formalización del Gobierno Corporativo
- Estructura del Gobierno Corporativo: Definir claramente la estructura de gobierno corporativo y asegurar que todos los miembros de la organización comprendan y se adhieran a la política de Compliance.
- Comunicación de Políticas: Asegurar que las políticas y procedimientos de Compliance sean conocidos por todos los niveles de la empresa, desde la alta dirección hasta el personal operativo.
- Consideración de Asesoría Externa
- Contratación de Expertos: Si la empresa carece de las infraestructuras o del personal necesario, es recomendable contratar una consultoría externa con experiencia en Compliance. Estos expertos pueden proporcionar el apoyo necesario para implementar y mantener un sistema de cumplimiento efectivo.
Tipos de Compliance en la Empresa
Al implementar el Compliance en una empresa, se pueden distinguir dos tipos principales de modelos: genéricos y específicos. Cada uno aborda diferentes aspectos del cumplimiento normativo según el contexto y las necesidades de la organización.
- Modelos Genéricos
- Modelo de Superestructura de Compliance: Basado en el marco normativo global, este modelo sigue la norma ISO 19600, que proporciona directrices y buenas prácticas para establecer una función de Compliance integral en cualquier empresa u organización. Este enfoque asegura que el sistema de Compliance cubra los principios básicos de gobernanza y gestión del riesgo, aplicables a cualquier sector.
- Modelos Específicos
Los modelos específicos se centran en áreas jurídicas concretas, adaptándose a las necesidades particulares de cada organización. Estos incluyen:- Compliance Penal: Enfocado en la prevención de delitos y en el cumplimiento de la normativa penal. Incluye medidas para evitar actividades ilegales y gestionar riesgos penales.
- Compliance Corporativo: Aborda el cumplimiento de regulaciones generales y específicas que afectan a la estructura y operaciones corporativas, como leyes corporativas y normativas internas.
- Compliance Medioambiental: Se concentra en el cumplimiento de normativas ambientales y en la gestión de impactos medioambientales, promoviendo prácticas sostenibles y respetuosas con el entorno.
- Compliance de Prevención de Riesgos Laborales: Orientado a cumplir con la legislación sobre salud y seguridad en el trabajo, asegurando un entorno laboral seguro y saludable.
- Compliance Anticorrupción: Enfocado en la prevención de actos de corrupción y soborno, promoviendo la transparencia y la integridad en todas las transacciones empresariales.
- Compliance de Salud Pública: Se centra en cumplir con las normativas relacionadas con la salud pública, garantizando que las operaciones empresariales no pongan en riesgo la salud de la comunidad.
- Compliance Fiscal y Tributario: Aborda el cumplimiento de las obligaciones fiscales y tributarias, asegurando que la empresa cumpla con las leyes impositivas y fiscales.
Compliance y Esquemas Reportables
¿Qué son los Esquemas Reportables?
Los esquemas reportables son estructuras fiscales o financieras que deben ser informadas a las autoridades competentes debido a su potencial para evadir impuestos o abusar de las normas fiscales. Estos esquemas suelen ser complejos y pueden involucrar tácticas diseñadas para aprovechar vacíos legales o eludir obligaciones fiscales. La obligación de reportar estos esquemas ayuda a las autoridades a identificar prácticas que podrían ser perjudiciales para el sistema fiscal y tomar las medidas necesarias para contrarrestarlas.
La Relación entre Compliance y Esquemas Reportables
La intersección entre compliance y esquemas reportables radica en el compromiso de las organizaciones con una conducta ética y conforme a la normativa. Aquí se destacan dos formas clave en las que están relacionados:
Prevención y Detección: Un robusto programa de compliance incluye mecanismos para la detección y reporte de esquemas fiscales o financieros que puedan ser considerados como evasivos. Al integrar procedimientos específicos para identificar estos esquemas dentro del marco de compliance, las organizaciones no solo se aseguran de cumplir con la ley, sino que también actúan de manera proactiva para evitar problemas futuros.
Cumplimiento Regulatorio: Las regulaciones sobre esquemas reportables suelen exigir a las empresas y sus asesores que informen sobre ciertas estructuras o transacciones. Incorporar estos requisitos en el programa de compliance asegura que la empresa no solo esté al tanto de las obligaciones legales, sino que también disponga de los mecanismos necesarios para cumplirlas adecuadamente. Esto implica tener procesos claros para la evaluación de esquemas, la formación del personal y la presentación de informes a las autoridades correspondientes.
La integración de los esquemas reportables dentro del marco de compliance de una empresa fortalece la capacidad de la organización para operar dentro de los límites legales y éticos. No se trata solo de cumplir con las leyes, sino de adoptar una postura proactiva en la gestión de riesgos y en la promoción de prácticas empresariales transparentes y responsables. En un entorno regulatorio cada vez más complejo, esta relación no solo protege a la empresa, sino que también refuerza su compromiso con la integridad y la sostenibilidad a largo plazo.
