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¿Qué es la gestión de activos fijos?
La gestión de activos fijos implica el monitoreo y mantenimiento de los recursos y equipos físicos de una empresa. Para este propósito, las empresas suelen utilizar códigos de barras, códigos QR o tecnología RFID, que son sencillos de escanear con dispositivos móviles. Estos activos pueden ser desde vehículos y computadoras hasta muebles y maquinaria.
Con un sistema eficiente de administración de activos, las empresas pueden lograr lo siguiente:
- Controlar y rastrear activos fijos de manera efectiva.
- Supervisar equipos y maquinaria distribuidos en diferentes lugares.
- Reducir los gastos relacionados con el mantenimiento.
- Incrementar la eficiencia en las operaciones.
- Registrar adecuadamente los activos que han sido retirados, vendidos, robados o extraviados.
Esta gestión eficaz permite a las empresas monitorear la condición de sus equipos y vehículos, asegurando su buen funcionamiento. Así, se minimiza la pérdida de inventario, los fallos en los equipos y los periodos de inactividad, al mismo tiempo que se prolonga la vida útil de los activos.
¿Por qué es importante la gestión de activos fijos?
Los activos fijos, tales como servidores, camiones y ascensores, representan inversiones significativas que pueden constituir una gran parte del valor total de una empresa. En algunos casos, incluso hasta el 40% de la inversión total se destina a la compra de estos equipos y vehículos.
Una gestión óptima de estos activos es esencial para aprovechar al máximo estas inversiones. Sin un sistema eficiente de administración de activos fijos, una empresa puede enfrentar una serie de desafíos:
- Tiempos de inactividad imprevistos que afectan la productividad.
- Fallos recurrentes en los equipos.
- Extravíos o pérdidas de inventario.
- Riesgos de seguridad y posibles infracciones medioambientales.
- Incumplimientos de normativas regulatorias y de conformidad.
Para empresas con inventarios extensos, estos problemas pueden traducirse en pérdidas considerables en términos de productividad, gastos en reparaciones, reemplazos y sanciones. Además de los costos financieros, el mal funcionamiento de los equipos puede comprometer la calidad de los productos o servicios ofrecidos, dañando la satisfacción del cliente y la reputación corporativa.
¿Cuáles son los activos fijos que se pueden gestionar?
Soluciones de gestión de activos fijos
Análisis y Evaluación del Registro de Activos
Es crucial realizar un análisis exhaustivo del registro de activos para garantizar su exactitud y completitud. Esto implica revisar y validar la información registrada sobre cada activo, incluyendo detalles como fecha de adquisición, costo, ubicación y estado actual. Un diagnóstico preciso del registro permite identificar y corregir posibles errores o inconsistencias que puedan afectar la gestión y valuación de los activos.
Realización de Inventario Físico
El inventario físico es una etapa fundamental que consiste en realizar inspecciones visuales de los activos para verificar su existencia, estado y ubicación. Durante este proceso, se lleva a cabo el etiquetado de los activos con códigos de barras, códigos QR o etiquetas RFID para facilitar su identificación y seguimiento. La conciliación físico-contable posterior asegura que los datos registrados en el sistema coincidan con los activos físicamente presentes.
Valuaciones Multifuncionales de Activos
Las valuaciones de activos se realizan con diversos propósitos, tales como fines financieros, contables, seguros, fiscales y regulatorios. Estas valoraciones proporcionan una estimación precisa del valor actual de los activos, teniendo en cuenta factores como la depreciación, el desgaste y las condiciones del mercado.
Revisión de la Vida Útil del Activo
Es esencial revisar periódicamente la vida útil estimada de los activos para determinar si están operando dentro de los parámetros esperados. Esta revisión permite identificar oportunidades para prolongar la vida útil de los activos a través de mantenimientos adecuados o, en caso contrario, planificar su reemplazo o actualización.
Identificación de Áreas de Oportunidad en la Depreciación de Activos
Mediante un análisis detallado de los activos, es posible identificar áreas de oportunidad para acelerar la depreciación de aquellos activos que están cerca de
alcanzar el final de su vida útil. Esto puede tener beneficios fiscales para la empresa al permitir una deducción acelerada de los gastos por depreciación.
Soluciones Tecnológicas con RFID
La tecnología RFID (Identificación por Radiofrecuencia) ofrece soluciones avanzadas para la automatización de la identificación y seguimiento de activos. Estos sistemas permiten una gestión más eficiente y precisa de los activos, reduciendo errores y optimizando los procesos de inventario y localización.
Implementación de Software de Administración de Activos Fijos
La implementación de un software especializado en la administración de activos fijos es fundamental para gestionar de manera eficiente toda la información relacionada con los activos de la empresa. Estos sistemas ofrecen funcionalidades como seguimiento en tiempo real, reportes personalizados, alertas de mantenimiento y cumplimiento normativo, contribuyendo a una gestión más efectiva y transparente de los activos.
¿Cuáles son las funciones clave de un software de gestión de activos?
Gestión Integral de Datos de Activos
Un sistema de gestión de activos automatiza el proceso, proporcionando información detallada como estado, ubicación, rendimiento, costo de compra, términos de contrato, historial de mantenimiento y depreciación. Además, destaca activos poco productivos para una gestión más eficiente, ofreciendo una
visión completa del ciclo de vida de cada activo.
Gestión de Datos de Mantenimiento
Todo activo fijo requiere mantenimiento regular, y algunos necesitan seguimientos estrictos para mantener sus garantías. El software de gestión
permite un seguimiento detallado de los servicios realizados, las fechas, los técnicos involucrados y las piezas utilizadas. Proporciona una visión clara del próximo mantenimiento, datos históricos y tendencias de costos y tiempo de inactividad, facilitando la planificación y gestión del mantenimiento.
Informes y Análisis
Además de registrar datos, es esencial analizarlos para obtener información valiosa. Un buen sistema de gestión de activos debe generar informes detallados
sobre el rendimiento de los activos, tiempo de inactividad, historial de reparaciones y vida útil. Estos informes deben ser fácilmente compartibles para
una toma de decisiones informada en toda la organización.
Seguridad de Datos
La seguridad de los datos de activos es crucial para proteger las operaciones de la empresa. El sistema debe contar con protocolos sólidos de seguridad, como controles de acceso basados en roles, cifrado, actualizaciones regulares, recuperación ante desastres y copias de seguridad programadas. Estas medidas garantizan la integridad de los datos y mantienen la confianza en el sistema.
Integración y Personalización
Los sistemas modernos de gestión de activos deben ofrecer integración con dispositivos móviles para facilitar el trabajo en el campo. Además, es importante
que el sistema sea flexible y personalizable para adaptarse a las necesidades específicas de cada organización en cuanto a datos de activos, órdenes de
trabajo y documentación.
El software SAAF ofrece una gestión integral de datos de activos, simplificando la tarea de administrar una gran cantidad de activos de forma manual. Automatiza el seguimiento y proporciona detalles como estado, ubicación, rendimiento, costo de
compra, términos de contrato, historial de mantenimiento y depreciación. Además, identifica activos poco productivos para una gestión más eficiente, ofreciendo una visión completa del ciclo de vida de cada activo.
Asesoría de ANEPSA en gestión de activo fijo
Tenemos una sólida experiencia y especialidad en la administración y valuación de activos fijos. Nuestra asesoría abarca desde la formulación de políticas y
procedimientos, realización de inventarios, hasta la aplicación de tecnologías como RFID y códigos de barras para la identificación.
Además, ofrecemos servicios de conciliación contable y de mantenimiento, valuación para distintos usos y migración a sistemas de gestión de activos fijos. Nuestro equipo está formado por consultores especializados en ingeniería y arquitectura con amplio conocimiento en el área.
Desarrollamos internamente tecnologías y software para asegurar la calidad y eficiencia en nuestros proyectos. Nos dedicamos plenamente a la satisfacción de nuestros clientes, brindando soporte técnico y mantenimiento continuo.
